Vous avez enregistré une réunion, obtenu une transcription et peut-être déjà lu le résumé. Mais quelques jours plus tard, une question surgit. Qu’a exactement dit le client à propos du délai de livraison ? Quelle option avons-nous retenue ? Et qui devait revenir avec ces chiffres ? Il est rare d’avoir envie de réécouter tout l’enregistrement.
Avec Ask Plaud, vous pouvez au contraire poser directement vos questions à vos enregistrements et obtenir de l’aide pour trouver les réponses. La fonction s’appuie sur le contenu de la transcription et peut aussi renvoyer au matériel source. Voici cinq questions concrètes qui peuvent rendre bien plus simple le travail sur tout, des réunions clients aux entretiens et aux conférences.
1. Qu’avons-nous vraiment décidé ?
Il n’est pas rare qu’une réunion comporte beaucoup de propositions, mais assez peu de décisions concrètes. Une fois la discussion terminée, il peut être difficile de distinguer ce qui a seulement été suggéré de ce sur quoi le groupe s’est réellement mis d’accord.
Essayez de demander à Ask Plaud : « Quelles décisions ont été prises pendant la réunion et quelles propositions sont restées ouvertes ? » Vous obtenez ainsi une distinction plus claire entre ce qui est acté et ce qui doit encore être discuté. Vérifiez volontiers les points clés dans la transcription avant de les partager.
2. Qui devait faire quoi et quand ?
De nombreuses tâches émergent au milieu d’une conversation. Quelqu’un promet d’envoyer un devis, une autre personne doit planifier une nouvelle réunion, et une troisième doit examiner un problème technique. Sans suivi clair, il est facile que ces tâches se perdent parmi toutes les autres notes.
Demandez par exemple : « Liste toutes les tâches mentionnées, la personne responsable et les échéances indiquées. » Si aucune personne responsable ni aucune date n’ont été mentionnées, n’en déduisez pas que l’IA peut combler les vides. Utilisez plutôt la réponse pour voir quels détails doivent être confirmés.
3. Qu’a dit le client de nos différentes propositions ?
Lors d’une réunion client, ce sont souvent les nuances qui comptent le plus. Le client a peut-être apprécié le prix, mais a émis des réserves sur le délai de livraison. Ou aimé une fonctionnalité, tout en demandant quelque chose qui n’existe pas encore dans le produit.
Ici, vous pouvez demander : « Résumez les retours du client sur les différentes propositions et distinguez les commentaires positifs, les objections et les questions sans réponse. » Cela fournit une base plus utile pour le prochain échange qu’un simple résumé général de réunion. La même méthode fonctionne aussi pour les entretiens et les tests utilisateurs.
4. Quels détails dois-je vérifier ?
Les chiffres, les noms, les dates et les termes techniques sont le genre d’éléments qui peuvent facilement être erronés lorsque plusieurs personnes parlent en même temps. Même une bonne transcription peut contenir des erreurs de compréhension, surtout si le son est flou ou si plusieurs personnes parlent en même temps.
Demandez à Ask Plaud de « rassembler tous les montants, dates et noms de produits mentionnés et d’indiquer où ils apparaissent dans l’enregistrement ». Vous obtenez ainsi une liste de contrôle pratique à utiliser. Plaud prend aussi en charge des glossaires personnalisés, ce qui peut améliorer les transcriptions futures lorsque vous utilisez souvent des noms spécifiques ou des termes spécialisés.
5. Que dois-je savoir avant la prochaine réunion ?
L’un des aspects les plus utiles des enregistrements sauvegardés est la possibilité de revenir sur des discussions précédentes. Avant une réunion de suivi, il peut être précieux d’obtenir rapidement une vue d’ensemble des décisions prises, des objections formulées et des questions qui restent sans réponse.
Testez la question : « Quelles sont les trois choses que je devrais suivre la prochaine fois, et quelles questions restent sans réponse ? » Ask Plaud peut vous aider à compiler une base de travail à partir d’enregistrements précédents. Vous pouvez ensuite utiliser le résultat pour rédiger votre propre ordre du jour ou préparer un e-mail de suivi.
De meilleures questions donnent des réponses plus utiles
L’intérêt d’Ask Plaud, c’est que vous n’avez pas besoin de savoir exactement où quelque chose a été dit dans l’enregistrement. Vous pouvez plutôt commencer par ce que vous voulez vraiment savoir. Plus votre question est précise, plus il est facile d’obtenir une réponse exploitable.
Commencez volontiers par une question à la fois, puis demandez un résumé plus détaillé si nécessaire. Conservez les réponses utiles avec l’enregistrement et vérifiez toujours les informations importantes dans le matériel d’origine. Avec Plaud Note, Note Pro, NotePin ou NotePin S, vous pouvez capturer les conversations et utiliser Ask Plaud pour travailler le contenu. Pensez simplement à informer les participants et à vous assurer que l’enregistrement est autorisé.
FAQ
1. Qu’est-ce qu’Ask Plaud ?
Ask Plaud est une fonction d’IA qui vous permet de poser des questions sur le contenu de vos enregistrements et de vos transcriptions au lieu de parcourir le contenu manuellement.
2. Ask Plaud peut-il trouver des décisions et des tâches ?
Oui, la fonction peut aider à identifier les décisions, les responsabilités et les tâches mentionnées dans la conversation. Vérifiez toujours que l’information ressort bien de l’enregistrement.
3. Puis-je utiliser Ask Plaud pour plusieurs enregistrements ?
Oui, Plaud permet de rechercher et de poser des questions sur plusieurs enregistrements. C’est pratique lorsque vous devez rassembler des informations issues de réunions précédentes.
4. Puis-je enregistrer les réponses d’Ask Plaud ?
Oui, les réponses utiles peuvent être enregistrées sous forme de notes afin que vous puissiez plus facilement les retrouver plus tard.
5. Ask Plaud peut-il donner de mauvaises réponses ?
Oui, comme d’autres fonctions d’IA, il peut mal interpréter le contenu. Vérifiez donc les informations importantes, en particulier les chiffres, les décisions et les noms, dans la transcription ou l’enregistrement original.
