Du har spelat in ett möte, fått en transkribering och kanske redan läst sammanfattningen. Men några dagar senare dyker en fråga upp. Vad sa kunden egentligen om leveranstiden? Vilket alternativ bestämde vi oss för? Och vem skulle återkomma med de där siffrorna? Det är sällan man har lust att lyssna igenom hela inspelningen igen.
Med Ask Plaud kan du istället ställa frågor direkt till dina inspelningar och få hjälp att hitta svaren. Funktionen använder innehållet i transkriberingen och kan även hänvisa tillbaka till källmaterialet. Här är fem konkreta frågor som kan göra allt från kundmöten till intervjuer och föreläsningar betydligt enklare att arbeta vidare med.
1. Vad bestämde vi egentligen?
Det är inte ovanligt att ett möte innehåller många förslag men ganska få faktiska beslut. När diskussionen väl är över kan det vara svårt att skilja mellan sådant som någon föreslog och det som gruppen faktiskt kom överens om.
Prova att fråga Ask Plaud: ”Vilka beslut fattades under mötet och vilka förslag lämnades öppna?” Då kan du få en tydligare uppdelning mellan vad som är bestämt och vad som fortfarande behöver diskuteras. Kontrollera gärna de viktigaste punkterna mot transkriberingen innan du delar dem vidare.
2. Vem skulle göra vad och när?
Många arbetsuppgifter uppstår mitt i ett samtal. Någon lovar att skicka en offert, en annan ska boka ett nytt möte och en tredje behöver undersöka ett tekniskt problem. Utan tydlig uppföljning är det lätt att sådana uppgifter försvinner bland alla andra anteckningar.
Fråga exempelvis: ”Lista alla uppgifter som nämndes, vem som ansvarar för dem och vilka deadlines som angavs.” Om en ansvarig person eller ett datum aldrig nämndes ska du inte utgå från att AI kan fylla i luckorna. Använd istället svaret för att se vilka detaljer som behöver bekräftas.
3. Vad sa kunden om våra olika förslag?
Vid ett kundmöte är det ofta nyanserna som spelar störst roll. Kunden kanske gillade priset men var tveksam till leveranstiden. Eller uppskattade en funktion men efterfrågade något som ännu inte finns i produkten.
Här kan du fråga: ”Sammanfatta kundens synpunkter på de olika förslagen och skilj på positiva kommentarer, invändningar och obesvarade frågor.” Det ger ett mer användbart underlag inför nästa kontakt än enbart en allmän mötessammanfattning. Samma metod fungerar även för intervjuer och användartester.
4. Vilka detaljer behöver jag kontrollera?
Siffror, namn, datum och tekniska begrepp är sådant som lätt kan bli fel när många personer pratar samtidigt. Även en bra transkribering kan innehålla missförstånd, särskilt om ljudet är otydligt eller flera talar i munnen på varandra.
Be Ask Plaud att ”samla alla belopp, datum och produktnamn som nämndes och visa var de förekommer i inspelningen”. Då får du en praktisk kontrollista att arbeta med. Plaud har dessutom stöd för anpassade ordlistor, vilket kan förbättra framtida transkriberingar när du ofta använder särskilda namn eller facktermer.
5. Vad behöver jag veta inför nästa möte?
En av de mest användbara sakerna med sparade inspelningar är möjligheten att gå tillbaka till tidigare diskussioner. Inför ett uppföljningsmöte kan det vara värdefullt att snabbt få en överblick över tidigare beslut, invändningar och frågor som ännu saknar svar.
Testa frågan: ”Vilka tre saker bör jag följa upp nästa gång och vilka frågor är fortfarande obesvarade?” Ask Plaud kan hjälpa dig att sammanställa ett underlag utifrån tidigare inspelningar. Du kan sedan använda resultatet för att skriva en egen agenda eller förbereda ett uppföljningsmejl.
Bättre frågor ger mer användbara svar
Det fina med Ask Plaud är att du inte behöver veta exakt var i inspelningen något sades. Istället kan du börja med det du faktiskt vill få reda på. Ju tydligare du formulerar frågan, desto enklare blir det att få ett svar som går att använda.
Börja gärna med en fråga i taget och be sedan om en mer detaljerad sammanställning om det behövs. Spara användbara svar tillsammans med inspelningen och kontrollera alltid viktiga uppgifter mot originalmaterialet. Med Plaud Note, Note Pro, NotePin eller NotePin S kan du fånga samtalen och använda Ask Plaud för att arbeta vidare med innehållet. Kom bara ihåg att informera deltagarna och säkerställa att inspelningen är tillåten.
FAQ
1. Vad är Ask Plaud?
Ask Plaud är en AI-funktion som låter dig ställa frågor om innehållet i dina inspelningar och transkriberingar istället för att leta igenom materialet manuellt.
2. Kan Ask Plaud hitta beslut och arbetsuppgifter?
Ja, funktionen kan hjälpa till att identifiera beslut, ansvar och uppgifter som nämns i samtalet. Kontrollera alltid att informationen faktiskt framgår av inspelningen.
3. Kan jag använda Ask Plaud för flera inspelningar?
Ja, Plaud har stöd för att söka och ställa frågor över flera inspelningar. Det är praktiskt när du behöver sammanställa information från tidigare möten.
4. Kan jag spara svaren från Ask Plaud?
Ja, användbara svar kan sparas som anteckningar så att du lättare kan hitta tillbaka till dem senare.
5. Kan Ask Plaud ge felaktiga svar?
Ja, precis som andra AI-funktioner kan den misstolka innehåll. Kontrollera därför viktiga uppgifter, särskilt siffror, beslut och namn, mot transkriberingen eller originalinspelningen.
