Olet tallentanut kokouksen, saanut litteroinnin ja ehkä jo lukenut yhteenvedon. Mutta muutamaa päivää myöhemmin nousee esiin kysymys. Mitä asiakas oikeastaan sanoi toimitusajasta? Mistä vaihtoehdosta päätimme? Ja kuka lupasi palata niihin lukuihin? Harva jaksaa kuunnella koko tallennetta uudestaan.
Ask Plaudin avulla voit sen sijaan kysyä suoraan tallenteistasi ja saada apua vastausten löytämiseen. Ominaisuus hyödyntää litteroinnin sisältöä ja voi myös viitata takaisin lähdemateriaaliin. Tässä on viisi käytännön kysymystä, joilla asiakkaan tapaamisista, haastatteluista ja luennoista voi tehdä paljon helpommin jatkokäsiteltäviä.
1. Mistä oikeastaan päätimme?
Ei ole epätavallista, että kokouksessa on paljon ehdotuksia mutta vain vähän varsinaisia päätöksiä. Kun keskustelu on ohi, voi olla vaikea erottaa toisistaan se, mitä joku ehdotti, ja se, mistä ryhmä todella sopi.
Kokeile kysyä Ask Plaudilta: ”Mitkä päätökset tehtiin kokouksen aikana ja mitkä ehdotukset jäivät avoimiksi?” Näin saat selkeämmän jaon sen välille, mikä on päätetty ja mitä pitää vielä käsitellä. Tarkista tärkeimmät kohdat vielä litteroinnista ennen kuin jaat ne eteenpäin.
2. Kuka teki mitä ja milloin?
Monet tehtävät syntyvät kesken keskustelun. Joku lupaa lähettää tarjouksen, toisen pitää varata uusi tapaaminen ja kolmannen selvittää tekninen ongelma. Ilman selkeää seurantaa on helppo, että tällaiset tehtävät hukkuvat muiden muistiinpanojen joukkoon.
Kysy esimerkiksi: ”Listaa kaikki mainitut tehtävät, kuka niistä vastaa ja mitkä määräajat annettiin.” Jos vastuuhenkilöä tai päivämäärää ei koskaan mainittu, älä oleta, että AI voi täyttää aukot. Käytä sen sijaan vastausta sen arvioimiseen, mitkä tiedot pitää vielä vahvistaa.
3. Mitä asiakas sanoi eri vaihtoehdoistamme?
Asiakastapaamisessa juuri vivahteilla on usein suurin merkitys. Asiakas saattoi pitää hinnasta, mutta epäröidä toimitusaikaa. Tai arvostaa ominaisuutta, mutta toivoa jotain, mitä tuotteessa ei vielä ole.
Tässä voit kysyä: ”Yhteenvetää asiakkaan näkemykset eri ehdotuksista ja erottele myönteiset kommentit, vastaväitteet ja avoimet kysymykset.” Se antaa käyttökelpoisemman pohjan seuraavaa yhteydenottoa varten kuin pelkkä yleinen kokousyhteenveto. Sama tapa toimii myös haastatteluissa ja käyttäjätesteissä.
4. Mitkä yksityiskohdat minun pitää tarkistaa?
Luvut, nimet, päivämäärät ja tekniset käsitteet ovat asioita, jotka menevät helposti väärin, kun monet puhuvat samaan aikaan. Hyväkin litterointi voi sisältää väärinymmärryksiä, etenkin jos ääni on epäselvä tai useampi puhuu päällekkäin.
Pyydä Ask Plaudia ”kokoamaan kaikki mainitut summat, päivämäärät ja tuotenimet ja näyttämään, missä ne esiintyvät tallenteessa”. Silloin saat käytännöllisen tarkistuslistan työsi tueksi. Plaud tukee lisäksi mukautettuja sanastoja, mikä voi parantaa tulevia litterointeja, jos käytät usein erikoisia nimiä tai ammattitermejä.
5. Mitä minun pitää tietää ennen seuraavaa kokousta?
Yksi tallennettujen kokousten hyödyllisimmistä puolista on mahdollisuus palata aiempiin keskusteluihin. Seurantakokousta varten voi olla arvokasta saada nopeasti kokonaiskuva aiemmista päätöksistä, vastaväitteistä ja kysymyksistä, joihin ei vielä ole vastausta.
Kokeile kysymystä: ”Mitkä kolme asiaa minun kannattaa ottaa esiin seuraavalla kerralla ja mitkä kysymykset ovat yhä vailla vastausta?” Ask Plaud voi auttaa kokoamaan taustamateriaalin aiemmista tallenteista. Voit sitten käyttää tulosta oman agendan laatimiseen tai seurantaviestin valmisteluun.
Paremmat kysymykset tuottavat hyödyllisempiä vastauksia
Ask Plaudin hyvä puoli on se, että sinun ei tarvitse tietää tarkalleen, missä kohtaa tallennetta jokin sanottiin. Voit aloittaa siitä, mitä todella haluat selvittää. Mitä selkeämmin muotoilet kysymyksen, sitä helpompi on saada vastaus, josta on oikeasti hyötyä.
Aloita mieluiten yhdellä kysymyksellä kerrallaan ja pyydä tarvittaessa yksityiskohtaisempaa yhteenvetoa. Tallenna hyödylliset vastaukset yhdessä tallenteen kanssa ja tarkista tärkeät tiedot aina alkuperäismateriaalista. Plaud Note, Note Pro, NotePin tai NotePin S auttavat sinua tallentamaan keskustelut ja käyttämään Ask Plaudia sisällön jatkokäsittelyyn. Muista kuitenkin kertoa osallistujille ja varmistaa, että tallentaminen on sallittua.
FAQ
1. Mikä Ask Plaud on?
Ask Plaud on AI-ominaisuus, jonka avulla voit kysyä tallenteidesi ja litterointiesi sisällöstä sen sijaan, että etsit tietoja materiaalista manuaalisesti.
2. Voiko Ask Plaud löytää päätöksiä ja tehtäviä?
Kyllä, ominaisuus voi auttaa tunnistamaan keskustelussa mainitut päätökset, vastuut ja tehtävät. Tarkista aina, että tieto todella käy ilmi tallenteesta.
3. Voinko käyttää Ask Plaudia useille tallenteille?
Kyllä, Plaud tukee hakua ja kysymysten esittämistä useiden tallenteiden yli. Se on kätevää, kun sinun pitää koota tietoa aiemmista kokouksista.
4. Voinko tallentaa Ask Plaudin vastaukset?
Kyllä, hyödylliset vastaukset voi tallentaa muistiinpanoiksi, jotta löydät ne myöhemmin helpommin.
5. Voiko Ask Plaud antaa vääriä vastauksia?
Kyllä, kuten muutkin AI-ominaisuudet, se voi tulkita sisältöä väärin. Tarkista siksi tärkeät tiedot, etenkin luvut, päätökset ja nimet, litteroinnista tai alkuperäisestä tallenteesta.
