Du har spilt inn et møte, fått en transkripsjon og kanskje allerede lest sammendraget. Men noen dager senere dukker det opp et spørsmål. Hva sa kunden egentlig om leveringstiden? Hvilket alternativ bestemte vi oss for? Og hvem skulle komme tilbake med de tallene? Det er sjelden man har lyst til å høre gjennom hele opptaket igjen.
Med Ask Plaud kan du i stedet stille spørsmål direkte til opptakene dine og få hjelp til å finne svarene. Funksjonen bruker innholdet i transkripsjonen og kan også vise tilbake til kildematerialet. Her er fem konkrete spørsmål som kan gjøre alt fra kundemøter til intervjuer og forelesninger mye enklere å jobbe videre med.
1. Hva bestemte vi egentlig?
Det er ikke uvanlig at et møte inneholder mange forslag, men ganske få faktiske beslutninger. Når diskusjonen først er over, kan det være vanskelig å skille mellom det noen foreslo, og det gruppen faktisk ble enige om.
Prøv å spørre Ask Plaud: «Hvilke beslutninger ble tatt under møtet, og hvilke forslag ble stående åpne?» Da kan du få en tydeligere inndeling mellom det som er bestemt, og det som fortsatt må diskuteres. Sjekk gjerne de viktigste punktene mot transkripsjonen før du deler dem videre.
2. Hvem skulle gjøre hva, og når?
Mange arbeidsoppgaver oppstår midt i en samtale. Noen lover å sende et tilbud, en annen skal booke et nytt møte, og en tredje må undersøke et teknisk problem. Uten tydelig oppfølging er det lett at slike oppgaver forsvinner blant alle de andre notatene.
Spør for eksempel: «List opp alle oppgaver som ble nevnt, hvem som er ansvarlig for dem, og hvilke frister som ble oppgitt.» Hvis en ansvarlig person eller en dato aldri ble nevnt, skal du ikke gå ut fra at AI kan fylle inn hullene. Bruk heller svaret til å se hvilke detaljer som må bekreftes.
3. Hva sa kunden om de ulike forslagene våre?
Ved et kundemøte er det ofte nyansene som betyr mest. Kunden likte kanskje prisen, men var usikker på leveringstiden. Eller satte pris på en funksjon, men ønsket noe som ennå ikke finnes i produktet.
Her kan du spørre: «Oppsummer kundens innspill til de ulike forslagene, og skill mellom positive kommentarer, innvendinger og ubesvarte spørsmål.» Det gir et mer nyttig grunnlag før neste kontakt enn bare et generelt møtesammendrag. Den samme metoden fungerer også for intervjuer og brukertester.
4. Hvilke detaljer må jeg kontrollere?
Tall, navn, datoer og tekniske begreper er slikt som lett kan bli feil når mange snakker samtidig. Selv en god transkripsjon kan inneholde misforståelser, særlig hvis lyden er uklar eller flere snakker i munnen på hverandre.
Be Ask Plaud om å «samle alle beløp, datoer og produktnavn som ble nevnt, og vise hvor de forekommer i opptaket». Da får du en praktisk sjekkliste å jobbe med. Plaud har dessuten støtte for tilpassede ordlister, noe som kan forbedre fremtidige transkripsjoner når du ofte bruker spesielle navn eller faguttrykk.
5. Hva må jeg vite før neste møte?
En av de mest nyttige tingene med lagrede opptak er muligheten til å gå tilbake til tidligere diskusjoner. Før et oppfølgingsmøte kan det være verdifullt å få en rask oversikt over tidligere beslutninger, innvendinger og spørsmål som ennå ikke har fått svar.
Prøv spørsmålet: «Hvilke tre ting bør jeg følge opp neste gang, og hvilke spørsmål er fortsatt ubesvarte?» Ask Plaud kan hjelpe deg med å sette sammen et grunnlag ut fra tidligere opptak. Du kan deretter bruke resultatet til å skrive din egen agenda eller forberede en oppfølgingsmail.
Bedre spørsmål gir mer nyttige svar
Det fine med Ask Plaud er at du ikke trenger å vite nøyaktig hvor i opptaket noe ble sagt. I stedet kan du begynne med det du faktisk vil finne ut av. Jo tydeligere du formulerer spørsmålet, desto enklere blir det å få et svar som kan brukes.
Begynn gjerne med ett spørsmål av gangen, og be deretter om en mer detaljert gjennomgang hvis det trengs. Lagre nyttige svar sammen med opptaket, og kontroller alltid viktige opplysninger mot originalmaterialet. Med Plaud Note, Note Pro, NotePin eller NotePin S kan du fange samtalene og bruke Ask Plaud til å jobbe videre med innholdet. Husk bare å informere deltakerne og sikre at opptaket er tillatt.
FAQ
1. Hva er Ask Plaud?
Ask Plaud er en AI-funksjon som lar deg stille spørsmål om innholdet i opptakene og transkripsjonene dine i stedet for å lete gjennom materialet manuelt.
2. Kan Ask Plaud finne beslutninger og arbeidsoppgaver?
Ja, funksjonen kan hjelpe til med å identifisere beslutninger, ansvar og oppgaver som nevnes i samtalen. Kontroller alltid at informasjonen faktisk kommer frem i opptaket.
3. Kan jeg bruke Ask Plaud på flere opptak?
Ja, Plaud har støtte for å søke og stille spørsmål på tvers av flere opptak. Det er praktisk når du trenger å samle informasjon fra tidligere møter.
4. Kan jeg lagre svarene fra Ask Plaud?
Ja, nyttige svar kan lagres som notater, slik at du lettere finner dem igjen senere.
5. Kan Ask Plaud gi feil svar?
Ja, akkurat som andre AI-funksjoner kan den feiltolke innhold. Kontroller derfor viktige opplysninger, særlig tall, beslutninger og navn, mot transkripsjonen eller originalopptaket.
