Du har optaget et møde, fået en transskription og måske allerede læst opsummeringen. Men nogle dage senere dukker der et spørgsmål op. Hvad sagde kunden egentlig om leveringstiden? Hvilket alternativ besluttede vi os for? Og hvem skulle vende tilbage med de tal? Det er sjældent, man har lyst til at lytte hele optagelsen igennem igen.
Med Ask Plaud kan du i stedet stille spørgsmål direkte til dine optagelser og få hjælp til at finde svarene. Funktionen bruger indholdet i transskriptionen og kan også henvise tilbage til kildematerialet. Her er fem konkrete spørgsmål, som kan gøre alt fra kundemøder til interviews og forelæsninger langt lettere at arbejde videre med.
1. Hvad besluttede vi egentlig?
Det er ikke usædvanligt, at et møde indeholder mange forslag, men kun få egentlige beslutninger. Når diskussionen først er overstået, kan det være svært at skelne mellem det, nogen foreslog, og det, gruppen faktisk blev enige om.
Prøv at spørge Ask Plaud: »Hvilke beslutninger blev truffet under mødet, og hvilke forslag blev stående åbne?« Så får du en tydeligere opdeling mellem det, der er besluttet, og det, der stadig skal drøftes. Tjek gerne de vigtigste punkter mod transskriptionen, før du deler dem videre.
2. Hvem skulle gøre hvad og hvornår?
Mange arbejdsopgaver opstår midt i en samtale. En person lover at sende et tilbud, en anden skal booke et nyt møde, og en tredje skal undersøge et teknisk problem. Uden tydelig opfølgning er det let, at den slags opgaver forsvinder blandt alle de andre noter.
Spørg for eksempel: »List alle opgaver, der blev nævnt, hvem der er ansvarlig for dem, og hvilke deadlines der blev angivet.« Hvis en ansvarlig person eller en dato aldrig blev nævnt, skal du ikke gå ud fra, at AI kan udfylde hullerne. Brug i stedet svaret til at se, hvilke detaljer der skal bekræftes.
3. Hvad sagde kunden om vores forskellige forslag?
Ved et kundemøde er det ofte nuancerne, der betyder mest. Kunden kunne måske godt lide prisen, men var skeptisk over for leveringstiden. Eller satte pris på en funktion, men efterspurgte noget, som endnu ikke findes i produktet.
Her kan du spørge: »Sammenfat kundens tilbagemeldinger på de forskellige forslag, og skeln mellem positive kommentarer, indvendinger og ubesvarede spørgsmål.« Det giver et mere brugbart grundlag til næste kontakt end en almindelig mødeopsummering alene. Den samme metode fungerer også til interviews og brugertests.
4. Hvilke detaljer skal jeg kontrollere?
Tal, navne, datoer og tekniske begreber er noget af det, der let kan blive forkert, når mange taler samtidig. Selv en god transskription kan indeholde misforståelser, især hvis lyden er uklar, eller flere taler i munden på hinanden.
Bed Ask Plaud om at »samle alle beløb, datoer og produktnavne, der blev nævnt, og vise, hvor de forekommer i optagelsen«. Så får du en praktisk tjekliste at arbejde med. Plaud har desuden støtte for tilpassede ordlister, hvilket kan forbedre fremtidige transskriptioner, når du ofte bruger særlige navne eller fagtermer.
5. Hvad skal jeg vide før næste møde?
En af de mest anvendelige ting ved gemte optagelser er muligheden for at vende tilbage til tidligere diskussioner. Før et opfølgningsmøde kan det være værdifuldt hurtigt at få overblik over tidligere beslutninger, indvendinger og spørgsmål, der stadig mangler svar.
Prøv spørgsmålet: »Hvilke tre ting bør jeg følge op på næste gang, og hvilke spørgsmål er stadig ubesvarede?« Ask Plaud kan hjælpe dig med at samle et grundlag ud fra tidligere optagelser. Du kan derefter bruge resultatet til at skrive din egen dagsorden eller forberede en opfølgningsmail.
Bedre spørgsmål giver mere brugbare svar
Det smarte ved Ask Plaud er, at du ikke behøver at vide præcis, hvor i optagelsen noget blev sagt. I stedet kan du begynde med det, du faktisk vil finde ud af. Jo tydeligere du formulerer spørgsmålet, desto lettere bliver det at få et svar, du kan bruge.
Start gerne med ét spørgsmål ad gangen, og bed derefter om en mere detaljeret sammenfatning, hvis det er nødvendigt. Gem brugbare svar sammen med optagelsen, og kontroller altid vigtige oplysninger mod originalmaterialet. Med Plaud Note, Note Pro, NotePin eller NotePin S kan du fange samtalerne og bruge Ask Plaud til at arbejde videre med indholdet. Husk blot at informere deltagerne og sikre, at optagelsen er tilladt.
FAQ
1. Hvad er Ask Plaud?
Ask Plaud er en AI-funktion, der lader dig stille spørgsmål om indholdet i dine optagelser og transskriptioner i stedet for at lede manuelt igennem materialet.
2. Kan Ask Plaud finde beslutninger og arbejdsopgaver?
Ja, funktionen kan hjælpe med at identificere beslutninger, ansvar og opgaver, der nævnes i samtalen. Kontrollér altid, at oplysningerne faktisk fremgår af optagelsen.
3. Kan jeg bruge Ask Plaud til flere optagelser?
Ja, Plaud understøtter søgning og spørgsmål på tværs af flere optagelser. Det er praktisk, når du skal sammenstille information fra tidligere møder.
4. Kan jeg gemme svarene fra Ask Plaud?
Ja, brugbare svar kan gemmes som noter, så du nemmere kan finde tilbage til dem senere.
5. Kan Ask Plaud give forkerte svar?
Ja, ligesom andre AI-funktioner kan den misforstå indhold. Kontrollér derfor vigtige oplysninger, især tal, beslutninger og navne, mod transskriptionen eller originaloptagelsen.
