Saako työpaikalla nauhoittaa kokouksia ja keskusteluja? Näin laki sanoo

AI-äänentallentimet ovat nopeasti nousseet tavalliseksi työkaluksi kaikkeen kokouksista ja haastatteluista luentoihin ja arjen muistiinpanoihin. Samalla nousee lähes aina sama kysymys: onko puheluiden ja keskustelujen tallentaminen Suomessa oikeasti laillista?

Lyhyt vastaus on kyllä - monissa tapauksissa. Mutta on myös tärkeää tuntea rajat, erityisesti työpaikoilla ja silloin, kun tallenteet sisältävät henkilötietoja. Tässä käymme läpi, mikä keskustelujen tallentamisessa, GDPR:ssä ja työpalavereissa todella pätee.

Saako keskusteluja tallentaa laillisesti Suomessa?
Suomessa pätee niin sanottu one-party consent. Se tarkoittaa, että saat yleensä tallentaa keskustelun, jos osallistut siihen itse. Sinun ei siis tavallisesti tarvitse pyytää muilta osallistujilta lupaa etukäteen.

Tämä koskee esimerkiksi:

• Puheluita
• Etäkokouksia
• Fyysisiä kokouksia työpaikalla
• Haastatteluja
• Asiakastapaamisia
• Yksityisiä keskusteluja

Tämä menee monilta sekaisin. Kokouksen tallentaminen ei siis ole automaattisesti laitonta vain siksi, että muut eivät tiedä siitä - kunhan olet itse mukana keskustelussa.

Et kuitenkaan saa tallentaa muiden henkilöiden välistä keskustelua, jossa et itse osallistu. Silloin kyse voi olla laittomasta kuuntelusta, joka on rikos Suomen lain mukaan.

Mitä pidetään laittomana kuunteluna?
Raja on tässä melko selvä. Jos esimerkiksi:

• Piilotat tallennuslaitteen huoneeseen
• Tallennat kollegoita osallistumatta itse
• Kuuntelet puheluita muiden henkilöiden välillä

…se voidaan katsoa laittomaksi kuunteluksi.

Tärkeää on siis se, oletko itse aktiivinen osa keskustelua vai et.

Saaiko työpaikan kokouksia tallentaa?

Oikeudellisesti saat yleensä tallentaa kokouksen, johon osallistut itse. Kyse voi olla kehityskeskusteluista, myyntipalavereista, asiakastapaamisista tai digitaalisista videokokouksista.

Vaikka itse tallennus olisi laillinen, se ei automaattisesti tarkoita, että se olisi aina sopivaa työpaikalla. Monilla yrityksillä on omat käytäntönsä salassapidosta, tiedonhallinnasta ja tallenteista.

Joissakin ammateissa arkaluonteinen tieto tai vaitiolovelvollisuus voi lisäksi tehdä tilanteesta monimutkaisemman. Siksi on usein järkevää olla avoin tallentamisesta, erityisesti toistuvissa kokouksissa tai ammatillisissa yhteyksissä.

Miten GDPR toimii keskustelujen tallentamisessa?
Tässä asia korostuu erityisesti yrityksissä ja ammatillisessa käytössä.

Itse tallennus voi olla laillinen, mutta jos aineisto sisältää henkilötietoja, siihen sovelletaan usein myös GDPR:ää. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa tallenne:

• säilytetään pitkään
• jaetaan eteenpäin
• litteroidaan
• ladataan pilvipalveluihin
• käytetään yrityksessä

GDPR koskee siis ennen kaikkea sitä, miten tietoja käsitellään tallentamisen jälkeen.

Yrityksille on siksi tärkeää luoda selkeät käytännöt, varmistaa turvallinen tallennus ja hallita sitä, kenellä on pääsy aineistoon. Monet modernit AI-äänentallentimet tarjoavat nykyään ominaisuuksia, kuten salauksen, salasanasuojauksen ja turvallisen pilvitallennuksen, jotka helpottavat tätä.

Muistilista ennen kokouksen tallentamista
Ennen kuin painat reciä, kannattaa käydä nopeasti läpi muutama asia:

Osallistunko itse keskusteluun? Sisältääkö kokous arkaluonteista tietoa? Onko olemassa sisäisiä sääntöjä tai käytäntöjä? Tallennetaanko tai jaetaanko tallenne eteenpäin? Pitääkö osallistujille kertoa asiasta? Käsitelläänkö aineistoa turvallisesti?

Yhteenveto
Keskustelujen tallentaminen laillisesti Suomessa on monissa tapauksissa täysin sallittua, erityisesti jos osallistut itse kokoukseen tai puheluun. On kuitenkin tärkeää erottaa itse tallennus siitä, miten aineistoa myöhemmin käytetään, säilytetään ja jaetaan eteenpäin.

Yrityksille ja ammattilaisille tietoturva, GDPR ja selkeät käytännöt ovat vähintään yhtä tärkeitä kuin itse tallennus.