Ar galima įrašinėti susitikimus ir pokalbius darbe? Štai ką sako įstatymai

DI balso įrašymo įrenginiai greitai tapo įprastu įrankiu viskam – nuo susitikimų ir interviu iki paskaitų ir kasdienių pastabų. Tačiau kartu beveik visada kyla tas pats klausimas: ar iš tiesų legalu įrašinėti pokalbius Švedijoje?

Trumpas atsakymas – taip, daugeliu atvejų. Tačiau yra ir svarbių ribų, kurias verta žinoti, ypač darbo vietoje ir tada, kai įrašuose yra asmens duomenų. Čia apžvelgiame, kas iš tikrųjų galioja kalbant apie pokalbių įrašymą, BDAR ir susitikimus darbe.

Ar pokalbius Švedijoje galima įrašinėti teisėtai?
Švedijoje galioja tai, kas dažnai vadinama „one-party consent“. Tai reiškia, kad paprastai galite įrašyti pokalbį, jei jame patys dalyvaujate. Taigi, įprastai nereikia iš anksto klausti kitų dalyvių leidimo.

Tai taikoma, pavyzdžiui, tokiems atvejams:

• telefoniniams pokalbiams
• skaitmeniniams susitikimams
• fiziniams susitikimams darbe
• interviu
• susitikimams su klientais
• privatiems pokalbiams

Šį dalyką daugelis supranta neteisingai. Taigi, vien tai, kad kiti asmenys apie įrašą nežino, automatiškai nereiškia, jog susitikimo įrašymas yra neteisėtas – jei tik jūs pats dalyvaujate pokalbyje.

Tačiau negalite įrašinėti kitų asmenų pokalbių, kuriuose pats nedalyvaujate. Tokiu atveju gali būti kalbama apie neteisėtą pasiklausymą, o tai pagal Švedijos teisę yra nusikaltimas.

Kas laikoma neteisėtu pasiklausymu?
Riba čia gana aiški. Pavyzdžiui, jei jūs:

• paslepiate įrašymo įrenginį kambaryje
• įrašinėjate kolegas pats nedalyvaudami
• pasiklausote kitų asmenų telefoninių pokalbių

...tai gali būti laikoma neteisėtu pasiklausymu.

Svarbiausia yra tai, ar jūs pats esate aktyvi pokalbio dalis, ar ne.

Ar galima įrašinėti susitikimus darbe?

Teisiniu požiūriu paprastai galite įrašyti susitikimą, kuriame patys dalyvaujate. Tai gali būti vertinimo pokalbiai, pardavimų susitikimai, susitikimai su klientais ar skaitmeniniai vaizdo susitikimai.

Tačiau net jei pats įrašymas yra teisėtas, tai dar nereiškia, kad jis visada tinkamas darbo vietoje. Daugelis įmonių turi savo taisykles dėl konfidencialumo, informacijos tvarkymo ir įrašų.

Kai kuriose profesijose jautri informacija ar įsipareigojimas laikyti paslaptį gali situaciją dar labiau komplikuoti. Todėl dažnai protinga apie įrašymą kalbėti atvirai, ypač pasikartojančiuose susitikimuose ar profesinėje aplinkoje.

Kaip BDAR taikomas pokalbių įrašymui?
Čia tai ypač svarbu įmonėms ir profesiniam naudojimui.

Pats įrašymas gali būti teisėtas, tačiau jei medžiagoje yra asmens duomenų, jai dažnai taikomas ir BDAR. Tai ypač aktualu, jei įrašas:

• ilgiau saugomas
• dalijamas toliau
• transkribuojamas
• įkeliamas į debesijos paslaugas
• naudojamas įmonėje

Taigi, BDAR pirmiausia reglamentuoja, kaip informacija tvarkoma po įrašymo.

Todėl įmonėms svarbu turėti aiškias procedūras, saugų saugojimą ir kontrolę, kas turi prieigą prie medžiagos. Daugelis šiuolaikinių DI įrašymo įrenginių šiandien siūlo tokias funkcijas kaip šifravimas, apsauga slaptažodžiu ir saugus saugojimas debesijoje, kad tai būtų paprasčiau.

Kontrolinis sąrašas prieš įrašant susitikimą
Prieš paspausdami rec, trumpai pagalvokite apie kelis dalykus:

Ar pats dalyvauju pokalbyje? Ar susitikime yra jautrios informacijos? Ar galioja vidinės taisyklės arba politikos? Ar įrašas bus saugomas arba dalijamas toliau? Ar reikia informuoti dalyvius? Ar medžiaga tvarkoma saugiai?

Santrauka
Įrašinėti pokalbius teisėtai Švedijoje daugeliu atvejų yra visiškai leidžiama, ypač jei pats dalyvaujate susitikime ar telefoniniame pokalbyje. Tačiau svarbu atskirti patį įrašymą nuo to, kaip medžiaga vėliau naudojama, saugoma ir dalijamasi toliau.

Įmonėms ir specialistams duomenų saugumas, BDAR ir aiškios procedūros tampa ne mažiau svarbūs nei pats įrašymas.