Koosoleku salvestamine on lihtne. Aga siis tuleb salvestus üle kanda, transkribeerida, kokku võtta ja soovitavalt ka õigesse kohta panna. Plaud AutoFlow abil saab mitu neist sammudest automatiseerida, nii et märkmed võivad olla valmis ilma, et peaksid iga etapi ise käivitama.
On midagi üsna rahuldust pakkuvat selles, kui lõpetad koosoleku ja tead, et dokumentatsioon on juba valmimas. Eriti päevadel, kui kohtumised vahelduvad üksteise järel ja vaevu jääb aega kohvitass võtta. Plaud on juba ammu võimaldanud vestlusi salvestada ja tehisintellekti abil tekstiks muuta. AutoFlow’ga muutub töövoog veelgi sujuvamaks, sest saad ette määrata, kuidas eri salvestusi töödeldakse. Kliendikoosolek võib vajada kokkuvõtet otsuste ja järgmiste sammudega, samas kui loeng sobib paremini selgete õppemärkmetena.
Mida Plaud AutoFlow tegelikult teeb?
Tavaliselt algab töö pärast seda, kui salvestus on lõpetatud. Avad rakenduse, valid salvestuse ja otsustad, mida AI materjaliga tegema peab. See töötab hästi, aga kui salvestad palju vestlusi, muutuvad samad sammud kiiresti üsna korduvaks.
AutoFlow võimaldab luua automaatseid töövooge, mis käivituvad siis, kui salvestus vastab teatud tingimustele. Kui salvestus sünkroonitakse või laaditakse üles, võib Plaud hakata seda transkribeerima ja kokku võtma ilma, et peaksid protsessi käsitsi käivitama. Lisaks saad valida, et saad tulemuse valmimisel e-kirja.
Hea on see, et sa ei pea kõiki salvestusi ühtemoodi töötlema. Saad luua eri AutoFlow’d sõltuvalt sellest, mida tavaliselt salvestad ja millist kokkuvõtet tagasi soovid saada.
Erinevad kohtumised vajavad erinevaid märkmeid
Kujuta ette, et töötad nii kliendikoosolekute, sisemiste projektide kui ka intervjuudega. Kuigi kõik need on salvestatud vestlused, ei pruugi sa tahta pärast sama tüüpi dokumentatsiooni.
Pärast kliendikoosolekut tahad võib-olla ennekõike näha, millised soovid välja tulid ja millistele küsimustele tuleb edasi reageerida. Sisemise projektikoosoleku puhul võib vaja minna selget kokkuvõtet otsustest, vastutusest ja järgmistest sammudest. Ja intervjuu võib olla kasulikum täieliku transkribeeringuna, kust leiad eri arutlused hõlpsasti üles.
AutoFlow abil saad määrata erinevad reeglid selle kohta, kuidas sissetulevaid salvestusi töödeldakse. Nii muutub dokumentatsioon töö endaga paremini kohandatuks, selle asemel et iga salvestus saaks lihtsalt üldise kokkuvõtte.
Olulisi otsuseid ja üksikasju tasub siiski alati algmaterjaliga kontrollida. AI võib olla väga hea tugi, aga ta ei pea ise välja mõtlema, kes tegelikult mille lubas ära teha.
Lase kokkuvõttel enda juurde tulla
Teine praktiline võimalus on lasta Plaudil saata tulemus e-kirjaga, kui töötlemine on valmis. See võib olla mugav päevadel, kui kasutad mitut erinevat programmi ega taha veel üht rakendust avada, et vaadata, kas märkmed on valmis.
Näiteks võid lõpetada koosoleku, minna järgmise tööülesande juurde ja saada hiljem teate, et transkribeering ja kokkuvõte on saadaval. Nii ei pea järeltegevus kohe pärast vestluse lõppu tähelepanu nõudma.
AutoFlow ei ole aga mõeldud selleks, et automaatselt töödelda absoluutselt iga väikest salvestust. Funktsioonil on muu hulgas miinimumnõue, et salvestuses peab olema üle 200 sõna, mis vastab umbes viiele minutile kõnele. Lühemaid häälemärkmeid saab siiski üles laadida, kuid need ei käivita AutoFlow’d selle dokumenteeritud funktsiooni järgi.
Alusta oma esimese AutoFlow’ga
Alustamiseks kasuta Plaud’i rakendust ja ava AutoFlow Explore’i funktsioonide hulgast. Seal saad luua uue töövoo ja valida tingimused, mis määravad, millal seda kasutatakse.
Hea esimene samm on lähtuda sellest salvestusetüübist, mida teed kõige sagedamini. Kui sul on palju koosolekuid, võid alustada töövoost koosolekute kokkuvõtete jaoks. Seejärel vali, kuidas materjali töödeldakse ja kas soovid tulemuse valmimisel e-kirja saada.
Kui oled seda paar korda proovinud, saad luua ka teisi AutoFlow’sid eri olukordade jaoks. Tasub siiski teada, et reeglite järjekord on oluline. Kui mitu töövoogu sobib sama salvestusega, kasutatakse esimest, mis tingimustele vastab.
Ka seadistuste kuvamine võib Plaud’i rakenduse ja veebiplatvormi versiooniti erineda. Uuemates versioonides kasutatakse samaväärsete automatiseeritud töövoogude kohta ka nimetust Routines.
Rohkem aega vestlusele ja vähem järeltegevustele
Üks Plaud’i suurimaid eeliseid on see, et saad keskenduda vestlusele, mitte püüda kõike üles kirjutada. AutoFlow lähtub samast mõttest, kuid võtab enda peale ka osa hilisemast tööst.
See ei tähenda, et iga koosolek muutub automaatselt täiuslikult dokumenteerituks. Kokkuvõtet tuleb ikka üle vaadata ja oluline on, et salvestusi töödeldaks vastavalt vestluse ja töökoha reeglitele.
Aga kui oled leidnud töövoo, mis sobib sinu igapäevatööga, võib vahe olla üsna selge. Salvestus lõpeb, Plaud tegeleb töötlemisega ja sina saad järgmise ülesande juurde minna.
Mõnikord on kõige nutikam AI-funktsioon lihtsalt see, millele sa ei pea iga kord mõtlema, kui seda kasutad.
FAQ
Mis on Plaud AutoFlow?
AutoFlow on funktsioon, mis automatiseerib salvestuste transkribeerimise ja kokkuvõtete tegemise. Sa lood reeglid, milliseid salvestusi töödeldakse ja kuidas tulemus esitatakse. Kui tingimused on täidetud, võib protsess alata automaatselt pärast seda, kui salvestus on sünkroonitud või üles laaditud.
Kas saan luua eri tüüpi koosolekute jaoks eri AutoFlow’sid?
Jah, saad luua mitu automaatset töövoogu eri kasutusvaldkondade jaoks. Näiteks võib üks kokkuvõtte tüüp sobida kliendikoosolekute jaoks ja teine loengute jaoks. Reeglite järjekord on oluline, sest kasutatakse esimest töövoogu, mis salvestusele vastab.
Kas AutoFlow töötab ka lühikeste häälemärkmete puhul?
AutoFlow nõuab salvestuses rohkem kui 200 sõna, mis vastab umbes viie minuti pikkusele kõnele. Lühemaid salvestusi saab endiselt Plaud’i üle kanda, kuid AutoFlow automaatset töötlemist need ei käivita. Neid saab seejärel käsitsi hallata.
Kas saan oma koosoleku kokkuvõtted e-kirjaga?
Jah, AutoFlow toetab tulemuste saatmist e-kirjaga, kui töötlemine on valmis. See on mugav, kui tahad infot saada ilma, et peaksid Plaud’i rakendust kogu aeg kontrollima. Millised valikud on saadaval, võib sõltuda kasutatavast rakenduse või veebiversioonist.
Mis vahe on AutoFlow’l ja Routines’il?
AutoFlow on nimetus, mida kasutatakse Plaud’i automaatsete töövoogude varasemates versioonides. Uuemas veebiplatvormis kasutatakse nime Routines. Mõlemad kuuluvad salvestuste töötlemise automatiseerimise juurde, kuid liides ja seadistused võivad eri versioonides erineda.
