Koosolek on läbi, arvuti pannakse kinni ja kõik liiguvad järgmise kalendripunkti juurde. Aga sageli algab just siis päris töö. Mida me tegelikult otsustasime? Kes pidi mida tegema? Ja millal see valmis pidi saama?
Koosoleku märkmeid on lihtne pidada viisiks talletada seda, mida öeldi. AI-tööriistadega nagu Plaud saab aga minna sammu võrra kaugemale. Salvestatud koosoleku saab transkribeerida, kokku võtta ja muuta selgeteks otsusteks ning ülesanneteks. Nii muutub see, mis muidu koosoleku lõppedes kergesti kaob, millekski, millega saab päriselt edasi töötada.
Probleem algab sageli pärast koosolekut
Koosoleku ajal tundub tavaliselt, et kõik on ühel meelel. Arutame probleemi läbi, jõuame lahenduseni ja keegi ütleb, et tegeleb järgmise sammuga. Kaks päeva hiljem võib pilt olla juba palju ähmasem.
Märkmed on muidugi abiks, aga märkija peab samal ajal kuulama ja arutelus osalema. Pealegi on märkmed alati valikuline ülevaade. Kirjutame üles selle, mida ise oluliseks peame, ja nii võib mõni detail, mis hiljem osutub määravaks, märkamata jääda.
Vestlusest otsitava infoni
AI-põhise häältesalvesti, nagu Plaud Note või Plaud NotePin, abil saab koosoleku salvestada juba selle toimumise ajal. Salvestise saab seejärel transkribeerida, nii et suulisest vestlusest saab tekst, mida saab lugeda ja otsida.
See teeb suurt vahet, kui proovite mõni päev hiljem mõnda konkreetset detaili meenutada. Märkmikku lehitsemise või tunnipikkuse salvestise kuulamise asemel saate minna transkribeeritud teksti juurde ja leida just selle osa vestlusest, mida vajate.
Kokkuvõte kogu protokolli asemel
Täielik transkribeering on kasulik, kuid pikema koosoleku järel võib selles olla tuhandeid sõnu. Seda ei taha me harva lugeda algusest lõpuni. Siin tulebki appi AI-kokkuvõte.
Plaud saab vestlust analüüsida ja luua sellest kokkuvõtlikuma ülevaate arutatust. Nii saate kiiresti koosolekust ülevaate, ilma et peaks iga repliigi läbi käima. Samal ajal jäävad alles algne salvestis ja transkribeering, kui on vaja mõnda detaili kontrollida või midagi konteksti seada.
Otsused on sageli tähtsamad kui arutelu
Koosolek võib kesta tunni, kuigi tegelikult viib see ainult kolme või nelja konkreetse otsuseni. Just neid otsuseid on hiljem kõige tähtsam üles leida.
Siin muutub AI eriti kasulikuks. Pelga jooksva teksti asemel saab infot struktureerida nii, et otsused, järeldused ja olulised punktid oleksid selgemad. Nii on lihtsam näha, milleni koosolek tegelikult jõudis, mitte ainult seda, millest teel sinna räägiti.
Kes pidi mida tegema?
Siis on meil peaaegu pärast iga koosolekut klassikaline küsimus: kes selle ülesande siis tegelikult enda peale võttis?
Kui ülesanded ja järgmised sammud on koosoleku kokkuvõttes välja toodud, muutub üleminek arutelust tegelikuks tööks palju sujuvamaks. See võib näiteks tähendada materjali saatmist, kliendiga ühenduse võtmist, mõne numbri kontrollimist või uue ettepanekuga naasmist.
Selle asemel, et kõik lahkuvad koosolekult oma arusaamaga sellest, mis edasi saab, on olemas ühine alus, millele toetuda. See vähendab ka riski, et mõni ülesanne lihtsalt vahelt ära kaob.
Küsi koosolekult, mitte ära otsi ise
Teine huvitav võimalus Plaudiga on Ask Plaud. Selle asemel, et ise pikka transkribeeringut läbi otsida, saate materjali kohta küsimusi esitada ja abi otsitava info leidmisel.
Need võivad olla lihtsad küsimused nagu „Millist eelarvet me arutasime?” või „Mida me lansseerimise kohta otsustasime?”. Aga funktsiooni saab kasutada ka info koondamiseks, korduvate teemade leidmiseks või pikema vestluse kõige olulisemate punktide esiletoomiseks.
See muudab veidi seda, kuidas me vanadesse koosolekutesse suhtume. Need ei ole enam lihtsalt arhiveeritavad dokumendid, vaid teadmiste alus, mille juurde saab tagasi pöörduda siis, kui infot päriselt vaja on.
Märgi oluline juba vestluse ajal
Muidugi ei ole kõik, mida koosolekul öeldakse, võrdselt oluline. Mõnikord tuleb aga kommentaar, number või idee, mille juurde tahame kohe kindlasti tagasi tulla.
Ühilduvatel Plaud-seadmetel võimaldab Press to Highlight selliseid hetki juba salvestamise ajal märkida. Märge annab AI-le lisateavet selle kohta, mida teie ise oluliseks pidasite, mis võib hiljem materjali töötlemisel ja kokkuvõtmisel aidata.
See on natuke nagu tõmbaks vestluses teksti alla, ainult et ilma arutelu katkestamata, et kõik üles kirjutada.
Koosolekumärkmed ilma koosoleku sekretäriks hakkamata
Võib-olla suurim praktiline eelis on siiski see, et saate vestluses rohkem kohal olla. Selle asemel, et püüda iga olulist detaili üles kirjutada, saate keskenduda arutelule ja lasta salvestisel toimida turvavõrguna.
See ei tähenda, et enda tehtud märkmed muutuksid kasutuks. Vastupidi, mõned isiklikud kommentaarid koos täieliku transkribeeringu ja AI-kokkuvõttega võivad olla märksa kasulikumad kui pingeline katse kogu koosolek käsitsi üles tähendada.
Koosolek võib olla algus, mitte lõpp
AI-põhiste koosolekutööriistade juures on ehk kõige huvitavam mitte salvestamine ise. Heli salvestada oleme osanud aastakümneid. Erinevus on selles, mis juhtub infoga pärast.
Kui vestluse saab muuta transkribeeringuks, kokkuvõtteks, otsusteks ja konkreetseteks järgmisteks sammudeks, muutub koosolek töömaterjalina palju kasulikumaks. Ja järgmine kord, kui keegi küsib: „Mida me siis tegelikult otsustasime?”, ei pea vastus olema kellegi märkmikus peidus.
Milline Plaud sobib koosolekute jaoks?
Plaud Note on mugav valik neile, kes tahavad eelkõige salvestada koosolekuid, vestlusi ja telefonikõnesid. Õhuke disain teeb selle lihtsasti telefoni kõrvale kaasa võetavaks ning seda saab kasutada nii kontoris kui ka liikvel olles.
Plaud NotePin on seevastu mõeldud kandmiseks ja sobib hästi neile, kes tahavad päeva suurema osa jooksul vestlusi jäädvustada. Neile, kes soovivad rohkem arenenud funktsioone, on olemas ka Plaud Note Pro, mis arendab kontseptsiooni edasi muu hulgas parema salvestuse ja nutikama suhtlusega otse seadmest.
KKK
Kas Plaud suudab terve koosoleku kokku võtta?
Jah. Pärast salvestamist saab Plaud vestluse transkribeerida ja AI abil kokkuvõtte luua. Nii saate peamised punktid kätte ilma kogu transkribeeringut läbi lugemata. Originaalmaterjal jääb samal ajal alles, kui peate hiljem täpselt kontrollima, mida öeldi.
Kas ma pean pärast koosolekut kogu transkribeeringu läbi lugema?
Ei, ja see ongi tegelikult suur osa mõttest. Kokkuvõtted annavad kiire ülevaate, transkribeering toimib aga detailsema alusmaterjalina. Ask Plaudiga saate lisaks esitada sisu kohta küsimusi siis, kui otsite mõnd kindlat detaili või konkreetset otsust.
Kas Plaud leiab ülesanded ja järgmised sammud?
AI-kokkuvõtted aitavad struktureerida vestluse olulisi punkte, otsuseid ja tegevusi. See võib teha märksa lihtsamaks näha, mida pärast koosolekut teha tuleb ja kes mille eest vastutab, eeldusel et see vestlusest selgelt välja tuleb.
Mis on Press to Highlight?
Press to Highlight võimaldab ühilduvatel Plaud-seadmetel salvestamise ajal olulisi hetki märkida. Nii saate anda märku, et mõni osa vestlusest on eriti tähtis, ilma et peaks pikema märkuse pärast arutelu katkestama.
Milline Plaudi mudel sobib koosolekute jaoks kõige paremini?
See sõltub sellest, kuidas te töötate. Plaud Note sobib hästi tavapärasteks koosolekuteks ja telefonikõnedeks, samas kui NotePin on mõeldud kandmiseks ja päeva jooksul lihtsasti kaasas käimiseks. Note Pro on valik neile, kes tahavad Plaudi arenenumaid salvestus- ja suhtlusfunktsioone.
