Enregistrer une réunion est simple. Ensuite, il faut transférer l’enregistrement, le transcrire, le résumer et, idéalement, le classer au bon endroit. Avec Plaud AutoFlow, plusieurs de ces étapes peuvent être automatisées, afin que vos notes soient prêtes sans que vous ayez à lancer chaque action vous-même.
Il y a quelque chose de particulièrement satisfaisant à terminer une réunion en sachant que la documentation est déjà en bonne voie. Surtout les jours où les réunions s’enchaînent et où vous avez à peine le temps d’aller chercher un café. Plaud permet depuis longtemps d’enregistrer des conversations et de les transformer en texte à l’aide de l’IA. Avec AutoFlow, le flux de travail devient encore plus fluide, car vous pouvez définir à l’avance la manière dont les différents enregistrements doivent être traités. Une réunion client peut nécessiter un résumé avec les décisions et les prochaines étapes, tandis qu’une conférence se prête mieux à des notes de cours claires.
Que fait vraiment Plaud AutoFlow ?
En général, le travail commence une fois l’enregistrement terminé. Vous ouvrez l’application, sélectionnez l’enregistrement et décidez ce que l’IA doit faire du contenu. Cela fonctionne bien, mais lorsque vous enregistrez de nombreuses conversations, les mêmes étapes peuvent vite devenir répétitives.
AutoFlow vous permet de créer des flux de travail automatisés qui se déclenchent lorsqu’un enregistrement remplit certaines conditions. Lorsque l’enregistrement est synchronisé ou téléversé, Plaud peut commencer à le transcrire et à le résumer sans que vous ayez à lancer le processus manuellement. Vous pouvez aussi choisir de recevoir un e-mail une fois le résultat prêt.
L’intérêt, c’est que vous n’êtes pas obligé de traiter tous les enregistrements de la même manière. Vous pouvez créer différents AutoFlows selon ce que vous enregistrez habituellement et le type de résumé que vous souhaitez obtenir.
Des réunions différentes exigent des notes différentes
Imaginez que vous travailliez à la fois sur des réunions clients, des projets internes et des entretiens. Même si tout repose sur des conversations enregistrées, vous ne voulez pas forcément le même type de documentation ensuite.
Après une réunion client, vous voudrez peut-être surtout voir quels besoins ont été exprimés et quelles questions doivent être suivies. Une réunion de projet interne peut plutôt nécessiter une synthèse claire des décisions, des responsabilités et des prochaines étapes. Et un entretien peut être plus utile sous la forme d’une transcription complète, dans laquelle vous retrouvez facilement différents points de discussion.
Avec AutoFlow, vous pouvez définir différentes règles pour le traitement des enregistrements entrants. La documentation est ainsi mieux adaptée au travail lui-même, au lieu de donner à chaque enregistrement un simple résumé générique.
Vous devriez toutefois toujours vérifier les décisions et les informations importantes dans le matériau d’origine. L’IA peut être un excellent soutien, mais elle ne doit pas avoir à deviner qui a réellement promis quoi.
Laissez le résumé venir à vous
Autre possibilité pratique : laisser Plaud envoyer le résultat par e-mail une fois le traitement terminé. Cela peut être agréable les jours où vous utilisez plusieurs applications et ne voulez pas ouvrir une application supplémentaire pour voir si les notes sont prêtes.
Vous pouvez par exemple terminer une réunion, passer à votre tâche suivante, puis recevoir plus tard une notification indiquant que la transcription et le résumé sont disponibles. Le post-traitement lui-même n’attire alors pas votre attention immédiatement à la fin de la conversation.
AutoFlow n’est toutefois pas conçu pour traiter automatiquement le moindre petit enregistrement. La fonction impose notamment une longueur minimale de plus de 200 mots dans l’enregistrement, ce qui correspond à environ cinq minutes de parole. Les notes vocales plus courtes peuvent toujours être téléversées, mais elles ne déclenchent pas d’AutoFlow selon la fonction documentée.
Démarrez votre premier AutoFlow
Pour commencer, ouvrez l’application Plaud et accédez à AutoFlow parmi les fonctions d’Explore. Vous pourrez y créer un nouveau flux de travail et choisir les conditions qui détermineront quand il sera utilisé.
Un bon premier pas consiste à partir du type d’enregistrement que vous faites le plus souvent. Si vous avez beaucoup de réunions, vous pouvez commencer par un flux de travail dédié aux résumés de réunion. Choisissez ensuite la façon dont le contenu doit être traité et si vous souhaitez recevoir un e-mail une fois le résultat prêt.
Une fois que vous l’avez testé quelques fois, vous pouvez créer d’autres AutoFlows pour d’autres situations. Il est toutefois utile de savoir que l’ordre des règles compte. Si plusieurs flux de travail correspondent au même enregistrement, c’est le premier qui remplit les conditions qui est utilisé.
L’affichage des paramètres peut aussi varier selon les versions de l’application Plaud et de la plateforme web. Dans les versions les plus récentes, l’appellation Routines est également utilisée pour les flux de travail automatisés correspondants.
Plus de temps pour l’échange, moins pour le post-traitement
L’un des principaux atouts de Plaud est de vous permettre de vous concentrer sur la conversation plutôt que d’essayer de tout noter. AutoFlow prolonge cette idée, tout en prenant aussi en charge une partie du travail qui suit.
Cela ne veut pas dire que chaque réunion sera automatiquement parfaitement documentée. Un résumé doit encore pouvoir être relu, et il est important que les enregistrements soient traités conformément aux règles applicables à la conversation et au lieu de travail.
Mais une fois que vous avez trouvé un flux de travail adapté à votre quotidien, la différence peut devenir très nette. L’enregistrement se termine, Plaud s’occupe du traitement et vous pouvez passer à la tâche suivante.
Parfois, la fonction d’IA la plus intelligente est simplement celle à laquelle vous n’avez pas à penser à chaque utilisation.
FAQ
Qu’est-ce que Plaud AutoFlow ?
AutoFlow est une fonction qui automatise la transcription et le résumé des enregistrements. Vous créez des règles pour déterminer quels enregistrements doivent être traités et comment le résultat doit être présenté. Lorsque les conditions sont remplies, le processus peut démarrer automatiquement après la synchronisation ou le téléversement de l’enregistrement.
Puis-je créer différents AutoFlows pour différents types de réunions ?
Oui, vous pouvez créer plusieurs flux de travail automatisés pour différents usages. Il peut s’agir, par exemple, d’un type de résumé pour les réunions clients et d’un autre pour les conférences. L’ordre des règles est important, car c’est le premier flux de travail correspondant à un enregistrement qui est utilisé.
AutoFlow fonctionne-t-il aussi pour les courtes notes vocales ?
AutoFlow impose une longueur minimale de plus de 200 mots dans un enregistrement, ce qui correspond à environ cinq minutes de parole. Les enregistrements plus courts peuvent toujours être transférés vers Plaud, mais ils ne déclenchent pas le traitement automatique via AutoFlow. Ils peuvent alors être gérés manuellement.
Puis-je recevoir mes résumés de réunion par e-mail ?
Oui, AutoFlow permet d’envoyer les résultats par e-mail une fois le traitement terminé. C’est pratique si vous souhaitez recevoir les informations sans vérifier constamment l’application Plaud. Les options disponibles peuvent varier selon la version de l’application ou du web que vous utilisez.
Quelle est la différence entre AutoFlow et Routines ?
AutoFlow est l’appellation utilisée dans les versions antérieures des flux de travail automatisés de Plaud. Dans la nouvelle plateforme web, l’appellation Routines est utilisée. Les deux concernent l’automatisation du traitement des enregistrements, mais l’interface et les paramètres peuvent varier selon les versions.
