Saako työpaikalla nauhoittaa kokouksia ja keskusteluja? Näin laki sanoo

AI-äänentallentimet ovat nopeasti nousseet tavalliseksi työkaluksi kaikkeen kokouksista ja haastatteluista luentoihin ja arjen muistiinpanoihin. Samaan aikaan esiin nousee melkein aina sama kysymys: onko keskustelujen tallentaminen Suomessa todella laillista?

Lyhyt vastaus on kyllä – monissa tapauksissa. Mutta on myös tärkeitä rajoja, jotka on hyvä tuntea, erityisesti työpaikoilla ja silloin, kun tallenteet sisältävät henkilötietoja. Käymme tässä läpi, mitä keskustelujen tallentamisesta, GDPR:stä ja työpalavereista oikeasti pitää tietää.

Saako keskusteluja tallentaa laillisesti Suomessa?

Suomessa sovelletaan niin sanottua one-party consent -periaatetta. Se tarkoittaa, että saat yleensä tallentaa keskustelun, jos olet itse mukana siinä. Sinun ei siis tavallisesti tarvitse pyytää muiden osallistujien lupaa etukäteen.

Tämä koskee esimerkiksi:

• puheluita
• etäkokouksia
• työpaikan lähitapaamisia
• haastatteluja
• asiakastapaamisia
• yksityisiä keskusteluja

Tämä on monelle epäselvää. Kokouksen tallentaminen ei siis ole automaattisesti laitonta vain siksi, etteivät muut tiedä siitä – kunhan olet itse mukana keskustelussa.

Sen sijaan et saa tallentaa muiden ihmisten välistä keskustelua, jossa et itse osallistu. Silloin kyse voi olla salakatselusta tai -kuuntelusta, joka on rikos Suomen lain mukaan.

Mitä pidetään luvattomana salakuunteluna?

Raja on tässä melko selvä. Jos esimerkiksi:

• piilotat tallennuslaitteen huoneeseen
• tallennat kollegoita osallistumatta itse
• kuuntelet muiden ihmisten puheluita

...se voi täyttää luvattoman salakuuntelun tunnusmerkit.

Oleellista on siis se, oletko itse aktiivinen osa keskustelua vai et.

Saako työpalavereita tallentaa?

Lain näkökulmasta saat yleensä tallentaa palaverin, johon osallistut itse. Kyse voi olla kehityskeskusteluista, myyntipalavereista, asiakastapaamisista tai videopalavereista.

Vaikka tallentaminen olisi lain mukaan sallittua, se ei silti aina ole työpaikalla tarkoituksenmukaista. Monilla yrityksillä on omat käytäntönsä salassapidosta, tiedonhallinnasta ja tallenteista.

Joillakin aloilla myös arkaluonteinen tieto tai vaitiolovelvollisuus voi tehdä tilanteesta monimutkaisemman. Siksi on usein järkevää olla avoin tallentamisesta, erityisesti toistuvissa kokouksissa tai ammatillisissa tilanteissa.

Miten GDPR soveltuu keskustelujen tallentamiseen?

Tässä kohdassa asia on erityisen tärkeä yrityksille ja ammatillisessa käytössä.

Itse tallennus voi olla laillinen, mutta jos aineisto sisältää henkilötietoja, siihen sovelletaan usein myös GDPR:ää. Tämä korostuu erityisesti, jos tallenne:

• säilytetään pitkään
• jaetaan eteenpäin
• litteroidaan
• ladataan pilvipalveluihin
• käytetään yrityksen sisällä

GDPR koskee siis ennen kaikkea sitä, miten tietoa käsitellään tallentamisen jälkeen.

Yrityksille on siksi tärkeää, että käytössä on selkeät toimintatavat, turvallinen säilytys ja kontrolli siihen, kenellä on pääsy aineistoon. Monet nykyaikaiset AI-äänentallentimet tarjoavat nykyään toimintoja, kuten salausta, salasanasuojausta ja turvallista pilvitallennusta, joiden avulla tämä helpottuu.

Tarkistuslista ennen kokouksen tallentamista

Ennen kuin painat reciä, on hyvä käydä nopeasti läpi muutama asia:

Osallistunko itse keskusteluun? Sisältääkö kokous arkaluonteista tietoa? Onko olemassa sisäisiä sääntöjä tai käytäntöjä? Tallennetaanko aineisto tai jaetaanko se eteenpäin? Pitääkö osallistujille kertoa tallentamisesta? Käsitelläänkö aineistoa turvallisesti?

Yhteenveto

Keskustelujen tallentaminen Suomessa on monissa tapauksissa täysin sallittua, erityisesti jos osallistut itse kokoukseen tai puheluun. On kuitenkin tärkeää erottaa itse tallennus siitä, miten aineistoa myöhemmin käytetään, säilytetään ja jaetaan.

Yrityksille ja ammattilaisille tietoturva, GDPR ja selkeät toimintatavat ovat vähintään yhtä tärkeitä kuin itse tallennus.
 

FAQ - yleisiä kysymyksiä keskustelujen tallentamisesta Suomessa

Onko keskustelujen tallentaminen Suomessa laillista?
Kyllä, monissa tapauksissa. Jos osallistut itse keskusteluun, saat yleensä tallentaa sen kysymättä lupaa muilta osallistujilta.

Saako työpalavereita tallentaa?
Usein kyllä, jos osallistut itse palaveriin. Monilla työpaikoilla on kuitenkin omat sääntönsä ja käytäntönsä tallennuksista, salassapidosta ja tiedonhallinnasta, joita on myös noudatettava.

Saako puheluita tallentaa?
Kyllä, jos olet itse osa puhelua, sen tallentaminen on Suomessa yleensä laillista.

Ovatko AI-äänentallentimet laillisia käyttää?
Kyllä. AI-äänentallentimet toimivat juridisesti samalla tavalla kuin muutkin tallennuslaitteet. Olennaista on, miten ja milloin tallennus tehdään sekä miten aineistoa käsitellään sen jälkeen.

Onko tallenteiden säilyttäminen pilvessä turvallista?
Se voi olla turvallista, jos palvelussa käytetään salausta ja selkeitä turvallisuuskäytäntöjä. Yrityksille on tärkeää valita ratkaisuja, joissa painottuvat tietoturva ja GDPR-vaatimustenmukaisuus.