Att spela in ett möte är enkelt. Men sedan ska inspelningen överföras, transkriberas, sammanfattas och helst hamna på rätt plats också. Med Plaud AutoFlow går det att automatisera flera av de stegen, så att anteckningarna kan vara färdiga utan att du behöver starta varje moment själv.
Det finns något ganska tillfredsställande med att avsluta ett möte och veta att dokumentationen redan är på väg att bli klar. Särskilt under dagar när mötena avlöser varandra och det knappt finns tid att hämta en kopp kaffe. Plaud har länge gjort det möjligt att spela in samtal och omvandla dem till text med hjälp av AI. Med AutoFlow blir arbetsflödet ännu smidigare, eftersom du kan bestämma i förväg hur olika inspelningar ska behandlas. Ett kundmöte kanske behöver en sammanfattning med beslut och nästa steg, medan en föreläsning passar bättre som tydliga studieanteckningar.
Vad gör Plaud AutoFlow egentligen?
Vanligtvis börjar arbetet efter att inspelningen är avslutad. Du öppnar appen, väljer inspelningen och bestämmer vad AI ska göra med materialet. Det fungerar bra, men när du spelar in många samtal kan samma moment snabbt bli ganska repetitiva.
AutoFlow låter dig skapa automatiska arbetsflöden som startar när en inspelning uppfyller vissa villkor. När inspelningen synkroniseras eller laddas upp kan Plaud börja transkribera och sammanfatta den utan att du behöver sätta igång processen manuellt. Du kan dessutom välja att få ett mejl när resultatet är klart.
Det fina är att du inte måste behandla alla inspelningar på samma sätt. Du kan skapa olika AutoFlows beroende på vad du brukar spela in och vilket slags sammanfattning du vill få tillbaka.
Olika möten behöver olika anteckningar
Tänk dig att du arbetar med både kundmöten, interna projekt och intervjuer. Även om allt består av inspelade samtal är det inte säkert att du vill ha samma typ av dokumentation efteråt.
Efter ett kundmöte kanske du framför allt vill se vilka önskemål som kom fram och vilka frågor som behöver följas upp. Ett internt projektmöte kan i stället behöva en tydlig sammanställning av beslut, ansvar och nästa steg. Och en intervju kan vara mer användbar som en fullständig transkribering där du enkelt hittar tillbaka till olika resonemang.
Med AutoFlow kan du ställa in olika regler för hur inkommande inspelningar ska bearbetas. Det gör att dokumentationen blir mer anpassad till själva arbetet, i stället för att varje inspelning bara får en allmän sammanfattning.
Du bör däremot alltid kontrollera viktiga beslut och uppgifter mot originalmaterialet. AI kan vara ett utmärkt stöd, men den ska inte behöva gissa vem som egentligen lovade att göra vad.
Låt sammanfattningen komma till dig
En annan praktisk möjlighet är att låta Plaud skicka resultatet via mejl när bearbetningen är färdig. Det kan vara skönt under dagar när du använder flera olika program och inte vill behöva öppna ytterligare en app för att se om anteckningarna är klara.
Du kan exempelvis avsluta ett möte, fortsätta med nästa arbetsuppgift och senare få information om att transkriberingen och sammanfattningen finns tillgängliga. Då behöver inte själva efterarbetet ta uppmärksamhet direkt när samtalet är slut.
AutoFlow är däremot inte tänkt att automatiskt behandla precis varje liten inspelning. Funktionen har bland annat ett minimikrav på över 200 ord i inspelningen, vilket motsvarar ungefär fem minuters tal. Kortare röstanteckningar kan fortfarande laddas upp, men startar inte ett AutoFlow enligt den dokumenterade funktionen.
Kom igång med ditt första AutoFlow
För att börja använder du Plaud-appen och öppnar AutoFlow bland funktionerna i Explore. Där kan du skapa ett nytt arbetsflöde och välja vilka villkor som ska avgöra när det används.
Ett bra första steg är att utgå från den typ av inspelning du gör oftast. Om du har många möten kan du börja med ett arbetsflöde för mötessammanfattningar. Välj sedan hur materialet ska bearbetas och om du vill få ett mejl när resultatet är färdigt.
När du har testat det några gånger kan du skapa fler AutoFlows för andra situationer. Det är dock bra att känna till att reglernas ordning spelar roll. Om flera arbetsflöden matchar samma inspelning används det första som uppfyller villkoren.
Hur inställningarna visas kan också skilja sig mellan versioner av Plaud-appen och webbplattformen. I de nyare versionerna används dessutom benämningen Routines för motsvarande automatiserade arbetsflöden.
Mer tid till samtalet och mindre till efterarbetet
En av de största poängerna med Plaud är att du ska kunna koncentrera dig på samtalet i stället för att försöka skriva ner allt som sägs. AutoFlow bygger vidare på samma tanke, men tar även hand om en del av arbetet som kommer efteråt.
Det betyder inte att varje möte automatiskt blir perfekt dokumenterat. En sammanfattning behöver fortfarande kunna granskas, och det är viktigt att inspelningar hanteras enligt de regler som gäller för samtalet och arbetsplatsen.
Men när du väl har hittat ett arbetsflöde som passar din vardag kan skillnaden bli ganska tydlig. Inspelningen avslutas, Plaud tar hand om bearbetningen och du kan fortsätta med nästa uppgift.
Ibland är den smartaste AI-funktionen helt enkelt den du inte behöver tänka på varje gång du använder den.
FAQ
Vad är Plaud AutoFlow?
AutoFlow är en funktion som automatiserar transkribering och sammanfattning av inspelningar. Du skapar regler för vilka inspelningar som ska bearbetas och hur resultatet ska presenteras. När villkoren är uppfyllda kan processen starta automatiskt efter att inspelningen har synkroniserats eller laddats upp.
Kan jag skapa olika AutoFlows för olika typer av möten?
Ja, du kan skapa flera automatiska arbetsflöden för olika användningsområden. Det kan exempelvis vara en typ av sammanfattning för kundmöten och en annan för föreläsningar. Reglernas ordning är viktig eftersom det första arbetsflödet som matchar en inspelning används.
Fungerar AutoFlow även för korta röstanteckningar?
AutoFlow har ett minimikrav på mer än 200 ord i en inspelning, vilket ungefär motsvarar fem minuters tal. Kortare inspelningar kan fortfarande överföras till Plaud, men startar inte den automatiska bearbetningen via AutoFlow. De kan i stället hanteras manuellt.
Kan jag få mina mötessammanfattningar via mejl?
Ja, AutoFlow har stöd för att skicka resultaten via mejl när bearbetningen är klar. Det är praktiskt om du vill få informationen utan att hela tiden kontrollera Plaud-appen. Vilka alternativ som finns kan variera beroende på vilken app- eller webbversion du använder.
Vad är skillnaden mellan AutoFlow och Routines?
AutoFlow är benämningen som används i tidigare versioner av Plauds automatiserade arbetsflöden. I den nyare webbplattformen används Routines. Båda hör till arbetet med att automatisera behandlingen av inspelningar, men gränssnitt och inställningar kan skilja sig mellan olika versioner.
