Å ta opp et møte er enkelt. Men deretter skal opptaket overføres, transkriberes, oppsummeres og helst også havne på rett sted. Med Plaud AutoFlow går det an å automatisere flere av disse stegene, slik at notatene kan være klare uten at du må starte hvert trinn selv.
Det er noe ganske tilfredsstillende ved å avslutte et møte og vite at dokumentasjonen allerede er på vei til å bli ferdig. Særlig på dager der møtene avløser hverandre, og det knapt er tid til å hente en kopp kaffe. Plaud har lenge gjort det mulig å ta opp samtaler og gjøre dem om til tekst ved hjelp av AI. Med AutoFlow blir arbeidsflyten enda smidigere, fordi du kan bestemme på forhånd hvordan ulike opptak skal behandles. Et kundemøte kan for eksempel trenge en oppsummering med beslutninger og neste steg, mens en forelesning passer bedre som tydelige studienotater.
Hva gjør Plaud AutoFlow egentlig?
Vanligvis starter arbeidet etter at opptaket er ferdig. Du åpner appen, velger opptaket og bestemmer hva AI skal gjøre med materialet. Det fungerer bra, men når du tar opp mange samtaler, kan de samme stegene fort bli ganske repeterende.
AutoFlow lar deg opprette automatiske arbeidsflyter som starter når et opptak oppfyller bestemte vilkår. Når opptaket synkroniseres eller lastes opp, kan Plaud begynne å transkribere og oppsummere det uten at du må sette prosessen i gang manuelt. Du kan også velge å få en e-post når resultatet er klart.
Det fine er at du ikke må behandle alle opptak på samme måte. Du kan opprette ulike AutoFlows avhengig av hva du vanligvis tar opp, og hva slags oppsummering du vil ha tilbake.
Ulike møter trenger ulike notater
Tenk deg at du jobber med både kundemøter, interne prosjekter og intervjuer. Selv om alt består av innspilte samtaler, er det ikke sikkert at du vil ha samme type dokumentasjon etterpå.
Etter et kundemøte vil du kanskje først og fremst se hvilke ønsker som kom fram, og hvilke spørsmål som må følges opp. Et internt prosjektmøte kan i stedet trenge en tydelig oppsummering av beslutninger, ansvar og neste steg. Og et intervju kan være mer nyttig som en fullstendig transkribering der du enkelt kan finne tilbake til ulike resonnementer.
Med AutoFlow kan du sette opp ulike regler for hvordan innkommende opptak skal behandles. Det gjør dokumentasjonen mer tilpasset selve arbeidet, i stedet for at hvert opptak bare får en generell oppsummering.
Du bør likevel alltid kontrollere viktige beslutninger og opplysninger mot originalmaterialet. AI kan være en utmerket støtte, men den skal ikke måtte gjette hvem som egentlig lovet å gjøre hva.
La oppsummeringen komme til deg
En annen praktisk mulighet er å la Plaud sende resultatet på e-post når behandlingen er ferdig. Det kan være fint på dager der du bruker flere ulike programmer og ikke vil måtte åpne enda en app for å se om notatene er klare.
Du kan for eksempel avslutte et møte, fortsette med neste oppgave og senere få beskjed om at transkriberingen og oppsummeringen er tilgjengelige. Da trenger ikke selve etterarbeidet å kreve oppmerksomhet med en gang samtalen er over.
AutoFlow er derimot ikke ment å behandle absolutt hvert minste opptak automatisk. Funksjonen har blant annet et minimumskrav på over 200 ord i opptaket, noe som tilsvarer omtrent fem minutters tale. Kortere stemmenotater kan fortsatt lastes opp, men starter ikke et AutoFlow i henhold til den dokumenterte funksjonen.
Kom i gang med ditt første AutoFlow
For å komme i gang bruker du Plaud-appen og åpner AutoFlow blant funksjonene i Explore. Der kan du opprette en ny arbeidsflyt og velge hvilke vilkår som skal avgjøre når den brukes.
Et godt første steg er å ta utgangspunkt i den typen opptak du gjør oftest. Hvis du har mange møter, kan du begynne med en arbeidsflyt for møtesammendrag. Deretter velger du hvordan materialet skal behandles, og om du vil få en e-post når resultatet er ferdig.
Når du har testet det noen ganger, kan du opprette flere AutoFlows for andre situasjoner. Det er imidlertid lurt å være klar over at rekkefølgen på reglene spiller en rolle. Hvis flere arbeidsflyter matcher samme opptak, brukes den første som oppfyller vilkårene.
Hvordan innstillingene vises, kan også variere mellom versjoner av Plaud-appen og nettplattformen. I de nyere versjonene brukes dessuten betegnelsen Routines for tilsvarende automatiserte arbeidsflyter.
Mer tid til samtalen og mindre til etterarbeidet
Et av de største poengene med Plaud er at du skal kunne konsentrere deg om samtalen i stedet for å prøve å skrive ned alt som blir sagt. AutoFlow bygger videre på den samme tanken, men tar også hånd om en del av arbeidet som kommer etterpå.
Det betyr ikke at hvert møte automatisk blir perfekt dokumentert. En oppsummering må fortsatt kunne kontrolleres, og det er viktig at opptak håndteres i tråd med reglene som gjelder for samtalen og arbeidsplassen.
Men når du først har funnet en arbeidsflyt som passer hverdagen din, kan forskjellen bli ganske tydelig. Opptaket avsluttes, Plaud tar seg av behandlingen, og du kan fortsette med neste oppgave.
Noen ganger er den smarteste AI-funksjonen rett og slett den du ikke trenger å tenke på hver gang du bruker den.
FAQ
Hva er Plaud AutoFlow?
AutoFlow er en funksjon som automatiserer transkribering og oppsummering av opptak. Du oppretter regler for hvilke opptak som skal behandles, og hvordan resultatet skal presenteres. Når vilkårene er oppfylt, kan prosessen starte automatisk etter at opptaket er synkronisert eller lastet opp.
Kan jeg opprette ulike AutoFlows for ulike typer møter?
Ja, du kan opprette flere automatiske arbeidsflyter for ulike bruksområder. Det kan for eksempel være én type oppsummering for kundemøter og en annen for forelesninger. Rekkefølgen på reglene er viktig, fordi den første arbeidsflyten som matcher et opptak, blir brukt.
Fungerer AutoFlow også for korte stemmenotater?
AutoFlow har et minimumskrav på mer enn 200 ord i et opptak, noe som omtrent tilsvarer fem minutters tale. Kortere opptak kan fortsatt overføres til Plaud, men de starter ikke den automatiske behandlingen via AutoFlow. De kan i stedet håndteres manuelt.
Kan jeg få møtesammendragene mine på e-post?
Ja, AutoFlow har støtte for å sende resultatene på e-post når behandlingen er fullført. Det er praktisk hvis du vil få informasjonen uten å måtte sjekke Plaud-appen hele tiden. Hvilke alternativer som finnes, kan variere avhengig av hvilken app- eller nettversjon du bruker.
Hva er forskjellen mellom AutoFlow og Routines?
AutoFlow er betegnelsen som brukes i tidligere versjoner av Plauds automatiserte arbeidsflyter. I den nyere nettplattformen brukes Routines. Begge hører til arbeidet med å automatisere behandlingen av opptak, men grensesnitt og innstillinger kan variere mellom ulike versjoner.
