At optage et møde er enkelt. Men bagefter skal optagelsen overføres, transskriberes, opsummeres og helst også havne det rigtige sted. Med Plaud AutoFlow kan flere af de trin automatiseres, så noterne kan være klar, uden at du selv behøver at starte hvert enkelt moment.
Der er noget ganske tilfredsstillende ved at afslutte et møde og vide, at dokumentationen allerede er ved at være klar. Særligt på dage, hvor møderne afløser hinanden, og der knap er tid til at hente en kop kaffe. Plaud har længe gjort det muligt at optage samtaler og omdanne dem til tekst ved hjælp af AI. Med AutoFlow bliver arbejdsgangen endnu smidigere, fordi du på forhånd kan bestemme, hvordan forskellige optagelser skal behandles. Et kundemøde har måske brug for en opsummering med beslutninger og næste skridt, mens et foredrag passer bedre som tydelige studienoter.
Hvad gør Plaud AutoFlow egentlig?
Typisk begynder arbejdet, når optagelsen er afsluttet. Du åbner appen, vælger optagelsen og bestemmer, hvad AI skal gøre med materialet. Det fungerer fint, men når du optager mange samtaler, kan de samme trin hurtigt blive ret gentagne.
AutoFlow giver dig mulighed for at oprette automatiske arbejdsgange, som starter, når en optagelse opfylder bestemte betingelser. Når optagelsen synkroniseres eller uploades, kan Plaud begynde at transskribere og opsummere den, uden at du behøver at sætte processen i gang manuelt. Du kan også vælge at få en mail, når resultatet er klar.
Det gode er, at du ikke behøver at behandle alle optagelser på samme måde. Du kan oprette forskellige AutoFlows afhængigt af, hvad du plejer at optage, og hvilken type opsummering du vil have tilbage.
Forskellige møder kræver forskellige noter
Forestil dig, at du arbejder med både kundemøder, interne projekter og interviews. Selvom det hele består af optagede samtaler, er det ikke sikkert, at du ønsker den samme type dokumentation bagefter.
Efter et kundemøde vil du måske især se, hvilke ønsker der kom frem, og hvilke spørgsmål der skal følges op på. Et internt projektmøde kan i stedet have brug for en tydelig opsummering af beslutninger, ansvar og næste skridt. Og et interview kan være mere anvendeligt som en fuldstændig transskribering, hvor du nemt kan finde tilbage til forskellige pointer.
Med AutoFlow kan du indstille forskellige regler for, hvordan indgående optagelser skal behandles. Det gør dokumentationen mere tilpasset selve arbejdet, i stedet for at hver optagelse bare får en generel opsummering.
Du bør dog altid kontrollere vigtige beslutninger og oplysninger mod originalmaterialet. AI kan være en fremragende støtte, men den skal ikke selv gætte, hvem der egentlig lovede at gøre hvad.
Lad opsummeringen komme til dig
En anden praktisk mulighed er at lade Plaud sende resultatet via mail, når behandlingen er færdig. Det kan være rart på dage, hvor du bruger flere forskellige programmer og ikke har lyst til at åbne endnu en app for at se, om noterne er klar.
Du kan for eksempel afslutte et møde, fortsætte med næste arbejdsopgave og senere få besked om, at transskriberingen og opsummeringen er tilgængelige. Så behøver selve efterarbejdet ikke at tage opmærksomheden lige, når samtalen er slut.
AutoFlow er dog ikke tænkt til automatisk at behandle hver eneste lille optagelse. Funktionen har blandt andet et minimumskrav på over 200 ord i optagelsen, hvilket svarer til cirka fem minutters tale. Kortere stemmenoter kan stadig uploades, men de starter ikke et AutoFlow ifølge den dokumenterede funktion.
Kom i gang med dit første AutoFlow
For at komme i gang bruger du Plaud-appen og åbner AutoFlow blandt funktionerne i Explore. Her kan du oprette en ny arbejdsgang og vælge, hvilke betingelser der skal afgøre, hvornår den bruges.
Et godt første skridt er at tage udgangspunkt i den type optagelse, du laver oftest. Hvis du har mange møder, kan du begynde med en arbejdsgang til mødeopsummeringer. Vælg derefter, hvordan materialet skal behandles, og om du vil have en mail, når resultatet er færdigt.
Når du har testet det et par gange, kan du oprette flere AutoFlows til andre situationer. Det er dog godt at vide, at rækkefølgen af reglerne betyder noget. Hvis flere arbejdsgange matcher den samme optagelse, bruges den første, der opfylder betingelserne.
Hvordan indstillingerne vises, kan også variere mellem versioner af Plaud-appen og webplatformen. I de nyere versioner bruges desuden betegnelsen Routines om de tilsvarende automatiserede arbejdsgange.
Mere tid til samtalen og mindre til efterarbejdet
Et af de største plusser ved Plaud er, at du kan koncentrere dig om samtalen i stedet for at forsøge at skrive alt ned, der bliver sagt. AutoFlow bygger videre på samme tanke, men tager også hånd om en del af arbejdet bagefter.
Det betyder ikke, at hvert møde automatisk bliver perfekt dokumenteret. En opsummering skal stadig kunne gennemgås, og det er vigtigt, at optagelser håndteres i henhold til de regler, der gælder for samtalen og arbejdspladsen.
Men når du først har fundet en arbejdsgang, der passer til din hverdag, kan forskellen blive ret tydelig. Optagelsen afsluttes, Plaud tager sig af behandlingen, og du kan fortsætte med næste opgave.
Nogle gange er den smarteste AI-funktion ganske enkelt den, du ikke behøver at tænke på hver gang, du bruger den.
FAQ
Hvad er Plaud AutoFlow?
AutoFlow er en funktion, der automatiserer transskribering og opsummering af optagelser. Du opretter regler for, hvilke optagelser der skal behandles, og hvordan resultatet skal præsenteres. Når betingelserne er opfyldt, kan processen starte automatisk, efter at optagelsen er synkroniseret eller uploadet.
Kan jeg oprette forskellige AutoFlows til forskellige typer møder?
Ja, du kan oprette flere automatiske arbejdsgange til forskellige anvendelsesområder. Det kan for eksempel være en type opsummering til kundemøder og en anden til foredrag. Rækkefølgen af reglerne er vigtig, fordi den første arbejdsgang, der matcher en optagelse, bliver brugt.
Fungerer AutoFlow også til korte stemmenoter?
AutoFlow har et minimumskrav på mere end 200 ord i en optagelse, hvilket cirka svarer til fem minutters tale. Kortere optagelser kan stadig overføres til Plaud, men de starter ikke den automatiske behandling via AutoFlow. De kan i stedet håndteres manuelt.
Kan jeg få mine mødeopsummeringer via mail?
Ja, AutoFlow understøtter at sende resultaterne via mail, når behandlingen er færdig. Det er praktisk, hvis du vil have informationen, uden hele tiden at kontrollere Plaud-appen. Hvilke muligheder der findes, kan variere alt efter, hvilken app- eller webversion du bruger.
Hvad er forskellen på AutoFlow og Routines?
AutoFlow er betegnelsen, der bruges i tidligere versioner af Plauds automatiserede arbejdsgange. På den nyere webplatform bruges Routines. Begge hører til arbejdet med at automatisere behandlingen af optagelser, men grænseflade og indstillinger kan variere mellem forskellige versioner.
