Ein Meeting aufzuzeichnen ist einfach. Danach muss die Aufnahme aber noch übertragen, transkribiert, zusammengefasst und möglichst auch richtig abgelegt werden. Mit Plaud AutoFlow lassen sich mehrere dieser Schritte automatisieren, sodass die Notizen fertig sein können, ohne dass Sie jeden Schritt selbst starten müssen.
Es hat etwas Befriedigendes, ein Meeting zu beenden und zu wissen, dass die Dokumentation schon fast fertig ist. Besonders an Tagen, an denen sich die Termine aneinanderreihen und kaum Zeit für einen Kaffee bleibt. Plaud macht es schon lange möglich, Gespräche aufzuzeichnen und mit Hilfe von KI in Text umzuwandeln. Mit AutoFlow wird der Arbeitsablauf noch reibungsloser, weil Sie im Voraus festlegen können, wie verschiedene Aufnahmen behandelt werden sollen. Ein Kundengespräch braucht vielleicht eine Zusammenfassung mit Entscheidungen und nächsten Schritten, während eine Vorlesung besser als klare Lernnotizen aufbereitet wird.
Was macht Plaud AutoFlow eigentlich?
Normalerweise beginnt die Arbeit, nachdem die Aufnahme beendet ist. Sie öffnen die App, wählen die Aufnahme aus und legen fest, was die KI mit dem Material tun soll. Das funktioniert gut, aber wenn Sie viele Gespräche aufzeichnen, können sich dieselben Schritte schnell wiederholen.
AutoFlow ermöglicht automatische Workflows, die starten, sobald eine Aufnahme bestimmte Bedingungen erfüllt. Wenn die Aufnahme synchronisiert oder hochgeladen wird, kann Plaud mit dem Transkribieren und Zusammenfassen beginnen, ohne dass Sie den Prozess manuell anstoßen müssen. Außerdem können Sie sich per E-Mail benachrichtigen lassen, sobald das Ergebnis fertig ist.
Der Vorteil dabei ist, dass Sie nicht jede Aufnahme gleich behandeln müssen. Sie können verschiedene AutoFlows erstellen, je nachdem, was Sie üblicherweise aufzeichnen und welche Art von Zusammenfassung Sie zurückbekommen möchten.
Unterschiedliche Meetings brauchen unterschiedliche Notizen
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit Kundengesprächen, internen Projekten und Interviews. Auch wenn alles aus aufgezeichneten Gesprächen besteht, möchten Sie danach nicht unbedingt immer dieselbe Art von Dokumentation.
Nach einem Kundengespräch möchten Sie vielleicht vor allem sehen, welche Wünsche geäußert wurden und welche Fragen noch nachverfolgt werden müssen. Ein internes Projektmeeting braucht dagegen möglicherweise eine klare Zusammenfassung von Entscheidungen, Zuständigkeiten und nächsten Schritten. Und ein Interview ist oft als vollständige Transkription am nützlichsten, in der Sie verschiedene Gedankengänge leicht wiederfinden.
Mit AutoFlow können Sie unterschiedliche Regeln dafür festlegen, wie eingehende Aufnahmen verarbeitet werden. So wird die Dokumentation stärker an die eigentliche Arbeit angepasst, statt dass jede Aufnahme nur eine allgemeine Zusammenfassung erhält.
Wichtige Entscheidungen und Angaben sollten Sie trotzdem immer mit dem Originalmaterial abgleichen. KI kann eine gute Unterstützung sein, aber sie sollte nicht erraten müssen, wer eigentlich was zugesagt hat.
Lassen Sie sich die Zusammenfassung schicken
Eine weitere praktische Möglichkeit ist, Plaud das Ergebnis per E-Mail senden zu lassen, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Das kann an Tagen angenehm sein, an denen Sie mehrere verschiedene Programme nutzen und nicht noch eine weitere App öffnen möchten, um zu prüfen, ob die Notizen fertig sind.
Sie können zum Beispiel ein Meeting beenden, mit der nächsten Aufgabe weitermachen und später die Information erhalten, dass Transkription und Zusammenfassung verfügbar sind. So nimmt die Nachbearbeitung nicht sofort nach dem Gespräch Ihre Aufmerksamkeit in Anspruch.
AutoFlow ist allerdings nicht dafür gedacht, jede noch so kleine Aufnahme automatisch zu verarbeiten. Die Funktion hat unter anderem eine Mindestanforderung von über 200 Wörtern in der Aufnahme, was ungefähr fünf Minuten Sprache entspricht. Kürzere Sprachmemos können weiterhin hochgeladen werden, lösen aber gemäß der dokumentierten Funktion keinen AutoFlow aus.
Starten Sie mit Ihrem ersten AutoFlow
Zum Einstieg öffnen Sie die Plaud-App und wählen AutoFlow in den Funktionen unter Explore aus. Dort können Sie einen neuen Workflow erstellen und festlegen, welche Bedingungen bestimmen, wann er verwendet wird.
Ein guter erster Schritt ist, von der Aufnahmeart auszugehen, die Sie am häufigsten nutzen. Wenn Sie viele Meetings haben, können Sie mit einem Workflow für Meeting-Zusammenfassungen beginnen. Legen Sie dann fest, wie das Material verarbeitet werden soll und ob Sie eine E-Mail erhalten möchten, sobald das Ergebnis fertig ist.
Wenn Sie das ein paar Mal ausprobiert haben, können Sie weitere AutoFlows für andere Situationen erstellen. Dabei sollten Sie aber wissen, dass die Reihenfolge der Regeln zählt. Wenn mehrere Workflows auf dieselbe Aufnahme passen, wird der erste verwendet, der die Bedingungen erfüllt.
Auch die Darstellung der Einstellungen kann sich zwischen den Versionen der Plaud-App und der Webplattform unterscheiden. In den neueren Versionen wird für die entsprechenden automatisierten Workflows außerdem die Bezeichnung Routines verwendet.
Mehr Zeit für das Gespräch, weniger für die Nacharbeit
Einer der größten Vorteile von Plaud ist, dass Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können, statt alles mitzuschreiben. AutoFlow baut auf demselben Gedanken auf, übernimmt aber auch einen Teil der Arbeit danach.
Das bedeutet nicht, dass jedes Meeting automatisch perfekt dokumentiert wird. Eine Zusammenfassung muss weiterhin geprüft werden, und es ist wichtig, dass Aufnahmen gemäß den für das Gespräch und den Arbeitsplatz geltenden Regeln behandelt werden.
Wenn Sie jedoch einmal einen Workflow gefunden haben, der zu Ihrem Alltag passt, kann der Unterschied deutlich werden. Die Aufnahme endet, Plaud übernimmt die Verarbeitung, und Sie können mit der nächsten Aufgabe weitermachen.
Manchmal ist die klügste KI-Funktion einfach die, an die Sie bei jeder Nutzung nicht mehr denken müssen.
FAQ
Was ist Plaud AutoFlow?
AutoFlow ist eine Funktion, die das Transkribieren und Zusammenfassen von Aufnahmen automatisiert. Sie erstellen Regeln dafür, welche Aufnahmen verarbeitet werden und wie das Ergebnis dargestellt wird. Wenn die Bedingungen erfüllt sind, kann der Prozess automatisch starten, nachdem die Aufnahme synchronisiert oder hochgeladen wurde.
Kann ich verschiedene AutoFlows für unterschiedliche Meetingtypen erstellen?
Ja, Sie können mehrere automatische Workflows für unterschiedliche Einsatzbereiche erstellen. Das kann zum Beispiel eine Art von Zusammenfassung für Kundengespräche und eine andere für Vorlesungen sein. Die Reihenfolge der Regeln ist wichtig, weil der erste Workflow verwendet wird, der auf eine Aufnahme passt.
Funktioniert AutoFlow auch für kurze Sprachmemos?
AutoFlow hat eine Mindestanforderung von mehr als 200 Wörtern pro Aufnahme, was ungefähr fünf Minuten Sprache entspricht. Kürzere Aufnahmen können weiterhin an Plaud übertragen werden, lösen aber die automatische Verarbeitung über AutoFlow nicht aus. Sie können stattdessen manuell bearbeitet werden.
Kann ich meine Meeting-Zusammenfassungen per E-Mail erhalten?
Ja, AutoFlow unterstützt den Versand der Ergebnisse per E-Mail, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Das ist praktisch, wenn Sie die Informationen erhalten möchten, ohne ständig die Plaud-App zu prüfen. Welche Optionen verfügbar sind, kann je nach App- oder Webversion variieren.
Was ist der Unterschied zwischen AutoFlow und Routines?
AutoFlow ist die Bezeichnung, die in früheren Versionen der automatisierten Workflows von Plaud verwendet wird. In der neueren Webplattform wird Routines verwendet. Beide gehören zur Automatisierung der Verarbeitung von Aufnahmen, aber Oberfläche und Einstellungen können sich zwischen den Versionen unterscheiden.
