Įrašyti susitikimą paprasta. Tačiau vėliau įrašą reikia perkelti, transkribuoti, apibendrinti ir, idealiu atveju, padėti į reikiamą vietą. Su Plaud AutoFlow galima automatizuoti kelis šių žingsnių, kad užrašai būtų paruošti jums patiems nepradėjus kiekvieno veiksmo atskirai.
Yra kažkas gana malonaus baigti susitikimą žinant, kad dokumentacija jau artėja prie pabaigos. Ypač tomis dienomis, kai susitikimai veja vienas kitą ir vos spėji pasiimti kavos puodelį. Plaud jau seniai leidžia įrašyti pokalbius ir paversti juos tekstu pasitelkiant DI. Su AutoFlow darbo eiga tampa dar sklandesnė, nes iš anksto galite nuspręsti, kaip bus tvarkomi skirtingi įrašai. Vienam susitikimui su klientu gali prireikti santraukos su sprendimais ir kitais žingsniais, o paskaita geriau tiks kaip aiškūs studijų užrašai.
Ką iš tikrųjų daro Plaud AutoFlow?
Paprastai darbas prasideda jau pasibaigus įrašui. Atidarote programėlę, pasirenkate įrašą ir nusprendžiate, ką DI turėtų su juo daryti. Tai veikia gerai, tačiau įrašant daug pokalbių tas pats veiksmas greitai tampa gana monotoniškas.
AutoFlow leidžia kurti automatines darbo eigas, kurios paleidžiamos, kai įrašas atitinka tam tikras sąlygas. Kai įrašas sinchronizuojamas arba įkeliamas, Plaud gali pradėti jį transkribuoti ir apibendrinti jums nereikia rankiniu būdu paleisti proceso. Taip pat galite pasirinkti, kad rezultatui paruošus gautumėte el. laišką.
Patogu tai, kad visų įrašų nebūtina tvarkyti vienodai. Galite kurti skirtingus AutoFlow, atsižvelgdami į tai, ką dažniausiai įrašote, ir kokios santraukos norite sulaukti.
Skirtingiems susitikimams reikia skirtingų užrašų
Įsivaizduokite, kad dirbate ir su susitikimais su klientais, ir su vidiniais projektais, ir su interviu. Nors viskas susiję su įrašytais pokalbiais, nebūtinai norite tokios pačios dokumentacijos po kiekvieno jų.
Po susitikimo su klientu pirmiausia galite norėti matyti, kokie pageidavimai buvo išsakyti ir kokius klausimus reikia sekti toliau. Vidiniam projekto susitikimui gali prireikti aiškios sprendimų, atsakomybių ir kitų žingsnių suvestinės. O interviu gali būti naudingesnis kaip pilnas transkripcijos tekstas, kuriame lengvai rasite skirtingas mintis.
Su AutoFlow galite nustatyti skirtingas taisykles, kaip bus apdorojami gauti įrašai. Taip dokumentacija labiau prisitaiko prie paties darbo, o ne kiekvienam įrašui tiesiog pateikiama bendra santrauka.
Vis dėlto svarbius sprendimus ir užduotis visada reikėtų patikrinti pagal originalią medžiagą. DI gali būti puiki pagalba, bet jam neturėtų reikėti spėlioti, kas iš tikrųjų pažadėjo ką padaryti.
Tegul santrauka ateina pas jus
Kita patogi galimybė – leisti Plaud išsiųsti rezultatą el. paštu, kai apdorojimas baigtas. Tai gali būti patogu tomis dienomis, kai naudojatės keliomis skirtingomis programomis ir nenorite dar kartą atidaryti kitos programėlės, kad patikrintumėte, ar užrašai jau paruošti.
Pavyzdžiui, galite baigti susitikimą, tęsti kitą darbą ir vėliau gauti informaciją, kad transkripcija ir santrauka jau pasiekiamos. Tada pats vėlesnis apdorojimas nereikalauja dėmesio iškart pasibaigus pokalbiui.
Vis dėlto AutoFlow neskirtas automatiškai apdoroti absoliučiai kiekvieną smulkų įrašą. Ši funkcija, be kita ko, reikalauja, kad įrašas būtų ilgesnis nei 200 žodžių, o tai atitinka maždaug penkias kalbėjimo minutes. Trumpesnius balso užrašus vis dar galima įkelti, tačiau pagal dokumentuotą funkciją jie nepaleidžia AutoFlow.
Pradėkite nuo savo pirmojo AutoFlow
Norėdami pradėti, naudokite Plaud programėlę ir AutoFlow atidarykite tarp Explore funkcijų. Ten galite sukurti naują darbo eigą ir pasirinkti sąlygas, kurios nulems, kada ji bus naudojama.
Geras pirmas žingsnis – remtis tuo įrašo tipu, kurį darote dažniausiai. Jei turite daug susitikimų, galite pradėti nuo darbo eigos susitikimų santraukoms. Tada pasirinkite, kaip medžiaga bus apdorojama, ir ar norite gauti el. laišką, kai rezultatas bus paruoštas.
Kai tai išbandysite kelis kartus, galėsite kurti daugiau AutoFlow kitoms situacijoms. Tačiau svarbu žinoti, kad taisyklių eilė turi reikšmės. Jei keli darbo srautai atitinka tą patį įrašą, bus naudojamas pirmasis, atitinkantis sąlygas.
Kaip rodomi nustatymai, taip pat gali skirtis tarp Plaud programėlės ir interneto platformos versijų. Naujesnėse versijose atitinkamiems automatizuotiems darbo srautams taip pat vartojamas pavadinimas Routines.
Daugiau laiko pokalbiui, mažiau po darbams
Viena didžiausių Plaud stiprybių yra ta, kad galite sutelkti dėmesį į pokalbį, užuot bandę užsirašyti viską, kas pasakyta. AutoFlow tęsia tą pačią idėją, bet pasirūpina ir dalimi vėlesnio darbo.
Tai nereiškia, kad kiekvienas susitikimas automatiškai bus dokumentuotas nepriekaištingai. Santrauką vis tiek reikia peržiūrėti, o įrašus svarbu tvarkyti pagal taisykles, galiojančias pokalbiui ir darbo vietai.
Tačiau kai rasite jūsų kasdienybei tinkantį darbo srautą, skirtumas gali tapti labai aiškus. Įrašas baigiasi, Plaud pasirūpina apdorojimu, o jūs galite tęsti kitą užduotį.
Kartais protingiausia DI funkcija yra tiesiog ta, apie kurią jums nereikia galvoti kiekvieną kartą ją naudojant.
DUK
Kas yra Plaud AutoFlow?
AutoFlow yra funkcija, kuri automatizuoja įrašų transkribavimą ir santraukų rengimą. Jūs sukuriate taisykles, kokie įrašai turi būti apdorojami ir kaip pateikiamas rezultatas. Kai sąlygos įvykdomos, procesas gali prasidėti automatiškai, kai įrašas sinchronizuojamas arba įkeliamas.
Ar galiu kurti skirtingus AutoFlow skirtingų tipų susitikimams?
Taip, galite kurti kelias automatines darbo eigas skirtingoms naudojimo sritims. Pavyzdžiui, viena santraukos rūšis gali būti skirta susitikimams su klientais, o kita – paskaitoms. Taisyklių eilė yra svarbi, nes naudojama pirmoji darbo eiga, kuri atitinka įrašą.
Ar AutoFlow veikia ir su trumpais balso užrašais?
AutoFlow reikalauja, kad įrašas būtų ilgesnis nei 200 žodžių, o tai maždaug atitinka penkias kalbėjimo minutes. Trumpesnius įrašus vis dar galima perkelti į Plaud, tačiau jie nepaleidžia automatinio apdorojimo per AutoFlow. Juos galima tvarkyti rankiniu būdu.
Ar galiu gauti susitikimų santraukas el. paštu?
Taip, AutoFlow palaiko rezultatų siuntimą el. paštu, kai apdorojimas baigtas. Tai patogu, jei norite gauti informaciją nuolat netikrinę Plaud programėlės. Kokios parinktys prieinamos, gali skirtis priklausomai nuo naudojamos programėlės ar interneto versijos.
Kuo skiriasi AutoFlow ir Routines?
AutoFlow yra pavadinimas, naudojamas ankstesnėse Plaud automatizuotų darbo eigų versijose. Naujesnėje interneto platformoje vartojamas Routines. Abu jie susiję su įrašų apdorojimo automatizavimu, tačiau sąsaja ir nustatymai gali skirtis tarp skirtingų versijų.
