Susitikimas baigtas, kompiuteris užverčiamas, ir visi pereina prie kito darbotvarkės punkto. Tačiau būtent tada dažnai ir prasideda tikrasis darbas. Ką iš tiesų nusprendėme? Kas ką turėjo padaryti? Ir kada tai turėjo būti atlikta?
Lengva manyti, kad susitikimų užrašai yra būdas užfiksuoti tai, kas buvo pasakyta. Tačiau su AI įrankiais, tokiais kaip Plaud, galima žengti dar vieną žingsnį. Įrašytą susitikimą galima transkribuoti, apibendrinti ir paversti aiškiais sprendimais bei užduotimis. Taip tai, kas kitaip lengvai išnyktų susitikimui pasibaigus, tampa tuo, su kuo iš tikrųjų galima dirbti toliau.
Problema dažnai prasideda po susitikimo
Paties susitikimo metu paprastai atrodo, kad visi sutaria. Aptariame problemą, randame sprendimą ir kažkas pasako, kad pasirūpins kitu žingsniu. Po dviejų dienų vaizdas gali būti gerokai miglotesnis.
Žinoma, užrašai padeda, tačiau juos darantis žmogus kartu turi klausytis ir dalyvauti diskusijoje. Be to, užrašai visada yra tik atranka. Užsirašome tai, ką patys laikome svarbu, todėl rizikuojame praleisti detalę, kuri vėliau pasirodo esanti lemiama.
Iš pokalbio į paiešką leidžiančią informaciją
Su AI pagrįstu balso įrašytuvu, tokiu kaip Plaud Note arba Plaud NotePin, susitikimą galima užfiksuoti jam vykstant. Tada įrašas gali būti transkribuojamas taip, kad ištartas pokalbis virstų tekstu, kurį galima skaityti ir kuriame galima ieškoti.
Tai labai svarbu, kai po kelių dienų bandote prisiminti konkrečią detalę. Užuot vartę užrašų knygelę ar klausęsi valandos trukmės įrašo, galite grįžti prie transkripcijos ir rasti tą pokalbio dalį, kurios jums iš tikrųjų reikia.
Santrauka vietoj viso protokolo
Visa transkripcija yra naudinga, tačiau po ilgesnio susitikimo joje gali būti tūkstančiai žodžių. Retai kada norime tokią medžiagą skaityti nuo pradžios iki galo. Čia ir atsiranda AI santrauka.
Plaud gali išanalizuoti pokalbį ir sukurti labiau sutrumpintą to, kas buvo aptarta, santrauką. Taip greitai gaunate susitikimo apžvalgą, neperžvelgdami kiekvienos replikos. Kartu originalus įrašas ir transkripcija lieka pasiekiami, kai reikia pasitikrinti detalę arba įvertinti ką nors kontekste.
Sprendimai dažnai svarbesni už diskusiją
Susitikimas gali trukti valandą, nors iš tiesų baigiasi tik trimis ar keturiais konkrečiais sprendimais. Būtent tuos sprendimus dažnai svarbiausia vėliau rasti.
Čia AI ypač praverčia. Užuot tiesiog generavus nuoseklų tekstą, informaciją galima susisteminti taip, kad sprendimai, išvados ir svarbūs punktai būtų aiškesni. Tada lengviau matyti, prie ko susitikimas iš tikrųjų atvedė, o ne vien apie ką dalyviai kalbėjo pakeliui.
Kas ką turėjo padaryti?
Tada ateina klasikinis klausimas po beveik kiekvieno susitikimo: kas iš tikrųjų prisiėmė tą užduotį?
Jei užduotys ir kiti žingsniai identifikuojami susitikimo santraukoje, perėjimas nuo diskusijos prie realaus darbo tampa kur kas sklandesnis. Tai gali būti, pavyzdžiui, medžiagos išsiuntimas, susisiekimas su klientu, skaičiaus patikrinimas arba grįžimas su nauju pasiūlymu.
Užuot visi išėję iš susitikimo turėję savo versiją, kas turi įvykti, turite bendrą pagrindą, kuriuo galima remtis. Tai taip pat sumažina riziką, kad kokia nors užduotis paprasčiausiai praslys pro akis.
Klauskite susitikimo, o ne ieškokite patys
Kita įdomi Plaud galimybė yra Ask Plaud. Užuot patys naršę ilgą transkripciją, galite užduoti klausimus apie medžiagą ir gauti pagalbą ieškant reikiamos informacijos.
Tai gali būti paprasti klausimai, tokie kaip „Kokį biudžetą aptarėme?“ arba „Ką nusprendėme dėl paleidimo?“. Tačiau šią funkciją galima naudoti ir informacijai apibendrinti, pasikartojančioms temoms rasti ar svarbiausiems ilgesnio pokalbio punktams iškelti.
Tai šiek tiek pakeičia būdą, kaip galime žiūrėti į senus susitikimus. Jie tampa ne tik archyvuojamais dokumentais, bet ir žinių pagrindu, prie kurio galima grįžti, kai informacijos iš tiesų prireikia.
Svarbiausia pažymėkite pokalbio metu
Žinoma, ne viskas, kas pasakoma susitikime, yra vienodai svarbu. Tačiau kartais išgirstame komentarą, skaičių ar idėją, prie kurios iš karto žinome norėsiantys grįžti.
Su Press to Highlight suderinamuose Plaud įrenginiuose galima pažymėti tokius momentus jau įrašymo metu. Pažymėjimas AI suteikia papildomos informacijos apie tai, ką patys laikėte svarbu, o tai gali padėti vėliau apdorojant ir apibendrinant medžiagą.
Tai šiek tiek primena žymeklį pokalbyje, tik nereikia nutraukti diskusijos, kad viską užsirašytumėte.
Susitikimo užrašai netampant jo sekretoriumi
Galbūt didžiausias praktinis privalumas yra tas, kad pačiame pokalbyje galite būti labiau įsitraukę. Užuot bandę užsirašyti kiekvieną svarbią detalę, galite susitelkti į diskusiją ir leisti įrašui veikti kaip saugos tinklui.
Tai nereiškia, kad nuosavi užrašai tampa beverčiai. Priešingai, keli asmeniniai komentarai kartu su visa transkripcija ir AI santrauka gali būti gerokai naudingesni nei skubotas bandymas visą susitikimą dokumentuoti ranka.
Susitikimas gali tapti pradžia, o ne pabaiga
Tad įdomiausia AI pagrįstuose susitikimų įrankiuose galbūt yra ne pats įrašymas. Garso įrašus mokame daryti jau dešimtmečius. Skirtumas slypi tame, kas nutinka su informacija vėliau.
Kai pokalbį galima paversti transkripcija, santrauka, sprendimais ir konkrečiais kitais žingsniais, susitikimą daug lengviau naudoti kaip darbo medžiagą. O kitą kartą, kai kas nors paklaus: „Ką mes iš tikrųjų nusprendėme?“, atsakymas neturės slypėti kieno nors užrašų knygelėje.
Kuri Plaud tinka susitikimams?
Plaud Note yra patogus pasirinkimas tiems, kurie daugiausia nori įrašyti susitikimus, pokalbius ir telefono skambučius. Plonas dizainas leidžia jį lengvai nešiotis kartu su telefonu ir naudoti tiek biure, tiek keliaujant.
Plaud NotePin yra sukurtas nešioti, todėl puikiai tinka tiems, kurie nori fiksuoti pokalbius didesnę darbo dienos dalį. Tiems, kuriems reikia pažangesnių funkcijų, yra ir Plaud Note Pro, kuris plėtoja šią koncepciją, įskaitant patobulintą įrašymą ir sumanesnę sąveiką tiesiai iš įrenginio.
DUK
Ar Plaud gali apibendrinti visą susitikimą?
Taip. Po įrašymo Plaud gali transkribuoti pokalbį ir naudoti AI santraukai sukurti. Taip galite gauti pagrindinius punktus neskaitydami visos transkripcijos. Tuo pat metu originali medžiaga lieka, jei vėliau reikėtų patikrinti, kas tiksliai buvo pasakyta.
Ar po susitikimo turiu perskaityti visą transkripciją?
Ne, ir būtent tai yra labai svarbi esmės dalis. Santraukos leidžia greitai susipažinti su turiniu, o transkripcija veikia kaip detalesnis pagrindas. Su Ask Plaud taip pat galite užduoti klausimus apie turinį, kai ieškote konkrečios detalės ar sprendimo.
Ar Plaud gali rasti užduotis ir kitus žingsnius?
AI santraukos gali padėti susisteminti svarbiausius pokalbio punktus, sprendimus ir veiksmus. Tai gali gerokai palengvinti supratimą, ką reikia padaryti po susitikimo ir kas už ką atsakingas, jei tai aiškiai matyti pokalbyje.
Kas yra Press to Highlight?
Press to Highlight leidžia žymėti svarbius momentus įrašymo metu suderinamuose Plaud įrenginiuose. Taip galite parodyti, kad tam tikra pokalbio dalis yra ypač reikšminga, nereikalaudami sustabdyti ir rašyti ilgesnio užrašo.
Kuris Plaud modelis geriausiai tinka susitikimams?
Tai priklauso nuo to, kaip dirbate. Plaud Note tinka tradiciniams susitikimams ir telefono skambučiams, o NotePin sukurtas nešioti ir patogiai lydėti visą dieną. Note Pro yra variantas tiems, kurie nori pažangesnių Plaud įrašymo ir sąveikos funkcijų.
